数字物料管理：细微管控与全局洞察，让小物料发挥大成效！

据行业数据显示，物料成本约占物业公司经营成本的8%，其中低值易耗品约占4%（业态不同存在差异），以金额1000万的项目为例，低值易耗品消耗成本约40万，若有10个此类项目，成本近乎400万。由此可见，物料成本作为物企重要的成本支出，做好物料管理（尤其是低值易耗品管理），对于提升企业经营管理水平及保障企业利润大有裨益。

 

物企成本构成

 

当前物企对高价值物料（如工服、打印机、电脑、水泵、电机等）较为重视，投入较大精力来管控，而对低值易耗品（如垃圾袋、洗手液、纸巾、扫把、拖把、抹布等），因其量大、单价低、使用高频等特征，使得管理鞭长莫及、落实梗阻。

 

基于复杂的现实情况，我们整理归纳出物企物料管理中普遍存在的几类问题：

 

贵重物料类持续盯得紧。如电机、整捆电线、大型机具设备等金属类物资，因其价高或报废后回收价值高，物企管控投入力度大，但对价值金额相对不高的报废物品，则时松时紧。

 

办公、工器具类偶尔紧。如扳手、螺丝刀等，员工取用自如，管控随性。

 

维修用料类出错再整改。如电线、电灯等维修物资，当盘点数量异常时，才开始耗费大量人力物力以点到面的全局排查，亡羊补牢型，存在滞后性。

 

低值易耗品类力不从心。如垃圾袋、纸巾、扫把等，多属生活用品，人人需用，人人能用，极易出现物品化公为私被侵占、被售卖的风险。

 

以某物业大型写字楼项目举例，每月用纸量严重超标，经营者要究其原因，每月需专门派人核对剩余纸芯数量，并销毁纸芯，以解心中疑虑。可见，要管好低值易耗品，需聘用专门人员，增加人力成本，得不偿失。若放任不管，企业经营者对物料的消耗、使用去向、用量等真实合理性疑虑难移，成为梗在内心的一根利刺。

 

 

以上问题不根除，易导致物料乱象频发（私占、售卖等），让企业经营受损。对此，我们需对症发药，通过对物料全生命周期管理，实现对物料使用申请、采购管理、库存管理、领用管理的全程留痕、溯源分析、预警提醒，以此减少物料损耗，扫除经营者疑虑，提升管理效率。

 

物料去向关联单据，全方位管控物料使用过程。建立起维修用料（电线、电灯）、日常用料（低值易耗品）、工器具用料等与原始单据之间的去向关联，系统可详细记载所用物料数量、使用项目、领用人、领用后仓库余量等，真正做到用“数据铁笼”管控物料权限，通过数据留痕全面追踪、记录物料消耗的前因后果、来龙去脉，让物料管理更“有痕、有序、有效、有规矩”。

 

物料领料单

 

物料使用明细表

 

全面管控贵重类物料报废流程，避免内部偷梁换柱。针对贵重类物品（如金属配件）的维修、报废等，建立全面的报废流程，清晰记录报废配件的数量、归处，避免出现以坏替好、私售新品或私卖报废配件获取私利等情况，最大化保障企业经营利润。

 

物料报损单

 

多维度报表数据预警分析，反哺业务经营。通过对低值易耗品消耗用料的同比、环比等数据，对比与往年同期用量、前期用量以及同类型项目用量、不同体量项目用量等，分析物料使用增量合理性，数值超出正常范围则预警排查处理，最大化规避用料异常情况，降低物料成本损失。

 

 

物料预警

 

如某集团物企经营者通过数据环比、同比等预警分析发现空置率高的写字楼项目A与满出租率的写字楼项目B，半年时间内在垃圾袋、拖把、扫把、厕纸等易耗品上消耗总量不相上下，且比同体量空置率的项目C多出三分之二的物料消耗，这超乎寻常的数据让集团经营者迅速展开排查，通过数据溯源出项目A存在多位员工私占物品，拿回家用（垃圾袋、拖把）及售卖（未拆封卷纸）的情况。后经集团问责，相关员工得以惩戒，并在全集团层面公告、普及，以儆效尤，后续一年期间，该集团再未出现该类事件。

 

 

需求、价格、消耗、综合成本对比分析，实现物料全生命周期管理。通过对物料采购、入库、出库、调拨、领用、借用、更换、报损、盘点等全链条管控，并围绕需求对比（量大、质保期长的物料发挥集采优势）、价格对比（供应商询价比价机制）、消耗对比（物料消耗数据留痕）、综合成本对比（物料使用周期、耐用性等）展开全面分析，切实做到对物料的全生命周期管理。

 

物料成本分析对比表

 

综上，数字物料管理的应用对物企管理层、业务层、数据层均益处颇多：

 

管理上：分层施策，数据监督。帮助企业经营者做好分层管理，针对不同类型的物料，做到松弛有度、心中有数。通过形成物料使用权限的“数据铁笼”，让企业经营者对物料的来龙去脉（何时入出库、出库用量、用途等）一目了然，极大地提高了物料管理可视化程度，降低了管理成本。

 

业务层：全面留痕，优化消耗。通过建立物料与原始单据之间的关联，让物料使用全程留痕，数据可溯，一旦发现不合理的物料消耗，便于立即调整、优化，有效减少了业务用料损耗，规范了业务管理。

 

数据面：数据可视，提前预警。业务的数智化将沉淀更多业务数据，通过智能化同比、环比分析和可视化展现，对企业存疑的物料消耗做出数据预警，让企业经营者提前发现问题并处理，实现从“事后追踪”到“事前预警”的转变 ，降低企业经营风险。