物业公司如何制定科学化、规范化的物料采购管理方案？

　　物业公司制定物料采购管理方案的目的在于规范物业公司采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合物业公司规定的要求，以保证公司利益。

 

　　那么如何制定科学化、规范化的采购管理方案呢？极致小编按照物业各个职能部门的职责进行了划分，以便各个部门清楚的认识到自己在本方案中扮演的角色。

 

　　一、职责

 

　　1.项目各部门：按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计划申请，并协助行政部进行物资核对、清点入库或紧急采购结算；

 

　　2.综合事务部：采购专员负责协助公司综合部相关人员确定采购分供方、把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等；

 

　　3.客服总监：负责审核采购计划，包括计划内和计划外物资采购申请。

 

　　二、采购物资的分类

 

　　A类：办公用品、劳保用品等日常耗材，单价<1000元

 

　　B类：办公设备、办公家具等固定资产，单价≥1000元

 

　　特殊类：大金额固定资产，单价>10000元

 

　　三、采购、入库、报销流程

 

　　1.提出采购申请

 

　　各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合项目预算及月末库存情况，在每月25日之前以《采购申请单》的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊要求，须备注说明）。

 

　　2.审核采购计划

 

　　月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，由库管员、财务人员、客服总监于28日前完成审核，每月28日提交公司综合部总裁助理或物业运营中心总经理审批，根据A\B两类物资情况，审批流程如下：

 

　　A类物资：

 

　　项目需求部门负责人提出申请后，需仓库管理员审核，检查仓库是否有库存或者替代品，若无则同意申购，流入下一审核环节；

 

　　项目财务人员根据当月资金计划，对各部门负责人上报的采购申请进行审核，若在资金计划内则同意申购，若不在资金计划内则审核驳回，如遇紧急特殊情况需在资金计划外采购的，需追加预算申请，说明情况，方可通过，审核完成报客服总监，客服总监完成最后一步审核流程，流入下一审批环节；

 

　　物业总经理审批通过后转至综合事务部采购专员下单采购。

 

　　B类物资：

 

　　除履行A类物资审批流程，在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理处进行审批，审批通过后方可下单采购。

 

　　特殊类物资：

 

　　除履行B类物资审批流程，在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处进行审批，审批通过后方可下单采购。

 

　　3.供应商的选择

 

　　行政部采购人员在采购物资时要选用符合要求的供应商，在公司指定的合格供应商名单内进行采购活动；

 

　　对新型、首次购买的物资，在公司没有固定分供方的情况下，项目行政采购人员需配合公司负责采购的人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新分供方的确定。

 

　　4.物资的采购

 

　　各需求部门将批准后的《采购申请单》提交给负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内并根据项目预算内安排开支。

 

　　所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。

 

　　如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加预算申请，并详细说明原因。

 

　　行政部采购组在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，办理借款。

 

　　5.物资入库

 

　　采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人、库房管理员等验收，验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单，留下记录。

 

　　6.物资领用

 

　　物资采购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，建立物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。

 

　　7.报销

 

　　经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以《费用报销单》的形式于每月**日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。

 

　　随着社会的发展，物业管理也在逐步向更新更快的发展趋势进步。许多物业公司已经开始利用现代话的管理理念，采用了信息管理技术与计算机技术相结合的管理方式。计算机技术的应用可以在一定程度上减少劳动力的输出，并且更加具有可信度与准确性，起到了事半功倍的应用效果，同时，提高了物资管理的工作效率。如广受市场好评的极致物业管理软件，可以帮助物业公司建立起完善、科学的物料管理体系，其中的采购管理模块是针对物业服务公司管理的物业项目多、物料规格相近和物料需求周期相对固定等特性而设计的，能够与仓库管理、应收应付管理等功能模块组成集中采购解决方案。物业服务公司可以根据采购的特性将采购计划分为计划内采购、计划外采购和临时性采购，根据采购计划类型实现“统议统购”、“统议分购”、“分议分购”等多种集中式采购管理模式。