数字员工(RPA)在物业财税业务的场景应用--自动对账

对于集团型物企来说,具有管理项目多、分布广、业态多的特点,在物业收费业务中,为了给业户提供更便捷的支付途径,通常存在多种支付方式(如:聚合支付、银行转账、POS机收款等)的情况,在实现业务多样化、便捷化的同时,也为财务对账工作增加了复杂度和难度。在财务开展对账工作时,需要将业务、账务、资金数据进行跨岗位(出纳、会计、现场收款员)逐条核对,才能确保业、财、银的统一,满足集团业、财、银一体化建设的需要。


在传统的手工对账工作中,需要出纳将资金数据导出并按物业项目银行账户进行分账处理后提供给各项目收款员,收款员需要逐条核对资金流水并将结果以收款单、预收单等形式录入物业收费系统,完成应收核销工作。对于无法直接核对(多缴、少缴、支付主体不一致、收费项目不明确等)的情况下,收款员还需要与业主、租户、管家等相关人员进行沟通和确认,才能完成核销。


由此可见,物业财务对账工作存在以下三点问题和挑战亟需解决:

 

  1. 1.对账流程长、时效性低、效率不高

 

  1. 2.跨岗位手工对账,出错风险高

 

  1. 3.涉及业务、账务、资金三种业务,一旦出错,纠错成本高


针对以上问题和挑战,我们建议引入数字员工(RPA、智能财税机器人),通过数字员工7×24小时的不间断工作,实时自动完成财务对账工作,提升时效性、准确度。RPA自动对账具体流程如下:

 

RPA自动对账流程图

RPA自动对账流程图


RPA自动对账具有以下特点与优点:

 

  1. 1.自动安全登录资金系统,获取银行流水;

 

  1. 2.自动根据极致系统数据格式进行分类、整理,并导入极致系统的对账模块当中;

 

  1. 3.极致系统根据规则引擎,自动匹配银行流水,生成收款单、预收单,并将结果实时反馈给财务相关人员;

 

  1. 4.对于对账异常数据,通知财务人员人工介入,并不断完善客户与付款方的关系,提升自动对账的成功性;

 

  1. 5.非侵入式集成,支持所有主流银行,无需二次开发接口,实施速度快、成本低。

 

建立集团集约化对账中心,由数字员工代替人工统一对账,提高对账时效性和准确度


集团统筹建立集约化对账中心,将所有项目的银行账号进行统一的管理和维护。由集团数字员工(RPA)统一处理全集团所有项目的对账业务,充分利用数字员工自身的特点与优势(7*24小时不间断工作),制定自动对账规则(如:银行账号与项目映射、网银系统登录信息、物业系统数据格式标准、任务触发机制等),实现全自动下载银行流水、自动整理系统格式、自动导入和分账、自动对账核销的全业务流程,减少财务人员的重复性对账工作,提升对账效率和准确度。

 

RPA自动下载银行流水流程""

RPA自动下载银行流水


通过规则引擎标准化,打造业务、财务和资金的一体化管理


在日常对账核对中,财务人员主要核对的要素包含:客户、付款账号、付款方、付款金额、付款项目、付款时间等内容。系统通过将核对要素进行规则化,根据实际对账需要配置相关的规则,借助规则引擎的能力,实现自动对账,赋能业务、财务和资金一体化建设。常用的规则有以下三种:

 

  1. 完全匹配模式:银行流水中的付款方、付款账号与客户档案中的付款方、付款账号一致,并且银行流水中的付款金额与该客户的欠款金额一致;

 

  1. 付款方和付款账号匹配模式:银行流水中的付款方、付款账号与客户档案中的付款方、付款账号保持一致;

 

  1. 付款账号匹配模式:银行流水中的付款账号与客户档案中的付款账号保持一致。

 

极致自动对账流程

 极致自动对账流程


为不断提升自动对账成功率,在每一次对账需要人工干预时,系统自动完善客户档案中的客户银行信息,将付款方、付款账号、开户行等信息进行同步。

 

客户档案管理示例

 客户档案管理


对账结果自动通知项目财务人员,及时介入,高效处理异常对账信息


对账过程中出现异常时,系统自动通知相关财务人员介入,快速处理异常对账信息。通常需要人工介入的情况如下:

 

  1. 1.支付金额大于欠费金额,需要人工判断多缴部分是预存还是其他费用(如:保证金),经过确认后,财务人员一键创建预收单或保证金收款单。

 

  1. 2.支付流水与物业收费业务无关,为企业经营的其他流水,财务人员可将该流水进行作废处理,避免系统出现太多垃圾数据。

 

自动对账步骤

自动对账步骤 


RPA给物业企业对账工作带来哪些价值

 

  1. 1.7×24小时不间断工作,超长的工作时间,是人工工作时长的3倍以上,有效工作时长效率更高;

 

  1. 2.数字员工的工作准确度高达100%,有效降低人工对账的出错率,提升对账工作质量;

 

  1. 3.不受工作岗位、工作区域限制,集团统一部署,在总部就可完成全集团所有城市公司、所有项目的对账工作,有效减少出纳、会计、收款员的每天重复对账工作,降低企业人力成本;

 

  1. 4.采用非侵入对接模式,无需通过接口开发,部署周期短、实施成本低、稳定性高、维护成本低。


案例分享


某科物业公司合计125个子公司,集团内有几千甚至上万个银行账户,每天都需要查询各个账户的流水。虽然大部分账户开通了银企直连,但小银行没有银企、监管户不能银企,仍有几百个账户需每天手动下载流水。应用RPA之后,通过U-Key统一管理、远程映射的方式,让RPA机器人每天多次自动获取流水并更新到应收系统。

 

通过5个机器人,将22个网银近600个账户实现流水下载及自动化导入,有效提高了对账时效,每天可节省人力3000分钟(6.25人)。假设按照人均一天300元的工资水平来计算,企业一天可节省人力成本1875元,一个月可节省人力成本41250元,一年则可节省人力成本高达495000元,降本效果显著

 

智能财税RPA即流程自动化,依据设定的规则自动完成一系列特定的工作流程和预期任务,在不改变原有IT系统的情况下进行快速部署、容易上手、出错率低,能够有效保障数据安全,帮助物业企业解决多项目、多商户收款对账难题,实现全业务流程的银行流水自动导入、收款对账自动完成以及自动回单,减少物业人工工作降低数据出错风险,进一步提升企业效率节约人工成本

 

RPA与极致物业管理系统结合,不仅可以高效处理物业管理企业的自动对账,还能解决发票管理、银行付款、凭证自动化、电子报税、主数据建设、员工入离职、企业系统账号维护等问题,欢迎大家继续关注极致科技,后续我们将持续为大家剖析RPA在更多财务业务场景中的深度应用,助力企业完成数字化转型,实现降本增效

创建时间:2021-12-14 10:43
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