华科城智慧园区建设，助力园区实现智能化管理，提质增效

在信息化发展快速、园区竞争力不断加大的时代，智慧园区作为提高园区管理水平、服务水平以及竞争力的重要手段，已成为园区建设中不可或缺的环节。但当前，不少园区信息化建设相对滞后，难以满足园区智能化管理及服务的需求。园区该如何提高信息化建设水平，推动园区更好地发展？我们通过极致科技为品牌园区华科城——“韶关&华科城莞韶双创（装备）中心”项目建设的“智慧园区信息化运营平台”实践案例来寻找答案！

 

莞韶双创（装备）中心是东莞-韶关对口帮扶重点项目，该项目旨在打造涵盖装备制造、研发设计、设备检测、技术创新、人才培训为一体的双创平台，成为莞韶对口帮扶的新亮点和示范性项目。园区建有厂房、孵化车间，配套人才公寓等，将“产业功能”、“城市功能”和“安全用电功能”有机结合，构建了一个基础设施完备、配套功能齐全、人居环境优美、产业布局合理、经济发展强劲的现代化工业园。

 

 

为响应国家和韶关市政府关于高质量发展的号召，华科城园区根据莞韶双创（装备）中心的实际情况，希望借助极致科技在智慧园区建设方面的丰富经验，通过打造智能化的园区运营平台来建立一套标准化的管理体系，进而完善企业各项管理流程，达到升级管理品质，提高工作效率、为企业运转提质增效的管理目标。

 

经过双方高层多次的沟通与交流，极致科技于2021年8月正式实施该项目，通过前期的深入调研，了解到“韶关&华科城莞韶双创（装备）中心”原有信息化建设存在以下问题亟待解决：

 

协同办公层面

 

• 无纸化办公仅停留在口头上，离真正落实还有较大差距，如何做到所有业务单元都可以线上审批，成为难题。

 

• 跨区域、跨部门的流程审批情况，管理人员不能随时随地地进行事项审批，员工也难以及时了解审批进度，一定程度上影响了协同办公效率。

 

租赁管理层面

 

• 招商规划的实施效果无法及时、准确反馈，很难及时了解招商经营规划的完成情况，不利于招商管理人员做出精准决策。

 

• 商机管理以纸质文档或者excel形式为主，不利于商机查阅，同时也难以形成有效的商机分析，大多情况下靠管理人员的经验判断，不利于商机的有效管理。

 

• 租赁价格未形成标准化定价体系，依靠业务员、销售经理的经验定价，不利于租赁业务利润的管控，也难以保障企业利润。

 

• 租赁合同采取纸质化管理模式，无法实现合同到期预警提醒，存在漏提醒租户续租的可能，易造成续租减缓等情况。

 

收费管理层面
 

• 园区收费项目多，计算规则也不同，原有的收费系统难以满足如此复杂的费用管理要求，需要通过手工方式进行调整，导致工作量增大、效率低、易出错。

 

• 园区催缴费用方式单一，难以满足客户多样化的费用查询及缴费方式，不利于园区收缴率的提高。

 

• 如何进行统一的税务规划，从业务源头上实现全面的“价税分离”，并通过与税控系统联机对接的方式自动生成增值税发票，支持电子发票的发送，成为亟待解决的问题。

 

客服管理层面
 

• 客户报事报修、投诉咨询以电话为主，由前台客服人员记录到纸质或excel上，再安排工程人员上门服务，处理进度慢，客户满意度不高。

 

• 在装修管理上，没有形成统一的装修项目标准、装修巡查标准，导致装修监管难。

 

• 服务工单处理完成后，对工单质量的评价主要来源于客服人员回访或工程人员自评，主观性较强，不能真实反映客户的满意度情况，不利于服务质量的改进。

 

设备管理层面
 

• 没有完整的设备台账（甚至可能还是纸质台账），对设备的安装时间也是不甚了解，很难分析设备全生命周期各个阶段的运行情况是否达标。

 

• 设备运行情况不能及时获得，容易发生“错、漏”的情况，存在事故隐患，往往都是事发后才知道问题，造成的损失难以弥补。

 

• 设备保养、设备维修、设备巡检计划是否按期完成，完成情况如何，难于及时、准确、全面地监管和分析，评估来源于“听”。

 

• 如何建立设备设施管理标准，有效执行保养计划、检测、维修和巡检，提升设备运行效率，延长设备生命周期，成为设备管理的核心难题。

 

决策支持层面

 

• 决策数据不能及时准确推送，不利于领导高效、精准地做出决策。

 

• 易出现业务管理指标数据取数口径不一致的情况，造成决策失真。

 

数据上报层面
 

• 园区入驻企业多，在园区需要收集各大企业相关数据时，需逐一电话通知各大企业进行数据提交，不仅工作量大，且易出现数据提交不及时、企业漏提交等情况。

 

• 园区收回的企业数据主要以纸质盖章版或扫描件为主，如要求对数据进行分析时，需要较大的人工成本先将纸质版本变成数据表格，才能进行分析，耗时久且效率低。

 

园区政策层面
 

• 园区企业政策补贴难以实现集中申报，易造成园区企业错过政策补贴的风险，不利于园区企业盈利能力的提升，影响园区企业在园区稳定的发展。

 

极致科技针对莞韶双创（装备）中心的实际管理需求，为其定制开发了一套符合园区项目特色的智慧园区信息化运营平台，实现园区从驻前、驻中到驻后的全流程标准化管理，同时针对园区内部管理，通过打造员工端移动办公APP，帮助园区有效提升协同办公效率，实现真正的无纸化办公。

 

01 驻前

 

入驻前，招商规划、房源推广、预约看房到商机管理环环相扣，为园区经营管理夯实基础。

 

招商规划是对租赁业务发生的前期管理，针对园区招商规划实施效果不能及时、准确反馈的情况，极致科技招商管理系统可自动根据执行情况分析招商规划完成情况，帮助招商管理人员高效进行决策分析。

 

做好招商规划之后，好的房源推广，才能获取更多商机，园区通过广告投放或者市场推广发布出租房源相关的公告信息，让意向客户看到心仪房源，可以通过电话、公众号等方式进行预约看房。预约成功后，销售经理可同步收到商机消息提醒，并根据商机特性快速分配给指定或多名合适的销售人员，形成良性竞争，提升商机签约转换率。

 

 

02 驻中

 

客户通过房源租控图选定心仪房源后，业务员可依据系统设置好的标准价格来进行合理报价，客户决定租赁后，在签订合同时，系统将以设置好的底价来确保租赁价格合理，保障园区租赁利润。

 

签订租赁合同后，可实现租赁合同的在线管理、查询打印，对于即将到期的合同自动提示预警信息，有效提醒相关人员跟进合同续约，并及时更新合同的变更、续签以及终止等状态及信息。通过对租赁合同的全生命周期管理，有效管控租赁业务，实现租赁业务的规范化管理。

 

 

03 驻后

 

收费管理

 

• 通过自定义收费基础参数，自动生成费用。针对园区收费复杂难题，极致科技收费系统支持自定义收费项目、收费标准、收费时间、收费规则等，自动生成收费单据，减少人工干预带来的失误，同时也能降低园区人力成本，通过建立统一、标准的收费模式，满足园区企业灵活多变的收费管理需求。

 

• 提供多样化的缴费方式，提升园区收缴率。针对园区收缴率低的问题，极致物业收费管理系统支持移动支付、在线托收、银联POS等多种缴费方式，满足园区企业多样化的支付场景，有效提高园区收缴率。

 

 

• 统一税务规划，规范化税务管理。通过配置客户开票信息、定义税率、税费科目等来对园区进行统一的税务规划，让所有业务单据能够从源头上实现“价税分离”，同时通过与税务系统（航天信息和百旺金赋）打通，实现增值税发票的自动、批量生成及推送。

 

客户服务

 

• 建立客户服务中心，通过管家沟通功能，实现客户与园区物业管理的实时在线沟通与问题反馈，及时帮助客户排忧解难，提升服务的及时性，有效提升园区客户满意度。

 

• 建立完整的“装修申请-装修巡查-装修验收”的装修管理闭环，让园区可以通过极致办公APP实现在线装修巡查登记，对违规行为进行记录和整改，有效规避装修风险。

 

• 支持多种服务报修渠道，如客户需要报事报修、投诉建议等情况下，可通过电话报修、现场报单、客户端APP/微信公众号报单等方式进行，满足客户的多种服务需求。

 

• 工单处理完成后，客户可通过微信公众号或极致办公APP进行在线评价，客观反映出满意度情况，利于工单服务质量的后续改进。

 

 

设备管理

 

• 梳理设备台账关键要素，建立完善的设备台账，有助于对不同类型的设备、相同类型不同品牌的设备、相同品牌不同型号的设备进行综合分析。

 

• 通过设备智能传感接口，实时获取设备运行参数，将设备实时运行数据与设备标准运行参数进行比对，对存在异常的设备发出预警提示，并推送服务工单给工程人员进行检测、维修。

 

• 借助员工端移动应用实现保养、维修、巡检登记，结合工作流催办功能，确保各项设备管理运作得以有效、及时执行。

 

• 通过对设备全生命周期运行情况的精细化分析，了解设备的初始、运维、衰退期，制定有针对性的保养、维修、巡检计划，提升设备管理效率。

 

 

数据上报

 

• 通过建立园区公众号平台，将“数据提交”的通知推送给园区企业，实现在线实时监控各企业阅读情况，避免园区企业未能及时接收消息的情况。

 

• 设置短信催办功能，企业没有及时填报数据时，通过短信催办的方式，提醒企业及时提交，提升数据收集的及时性。

 

• 园区可设置数据填写样本，企业收到通知后，通过下载样本，填写后当成附件上传，为园区管理企业对收集的数据进行分析做好准备。

 

 

决策支持

 

• 通过建立集团统一的数据库，实现园区管理决策数据统计口径一致性，有效解决因决策口径不一致导致的数据决策不准的问题。

 

• 通过可视化大屏，可及时、准确地推送决策数据，园区管理人员可以更直观、便捷地查看到相关联的管理指标数据，便于高效精准的做出决策。

 

园区政策发布及资质申报
 

• 通过引入专业的政策申报、资质办理等机构，实现园区企业政策补贴的集中申报，有效降低园区企业错过办理补贴政策的风险。

 

• 同时园区企业可通过园区管理平台（公众号）发布的资讯，及时了解补贴政策等信息，并可在线提交申办需求，实时查看申办进度，有效提升园区企业对园区的服务满意度。

 

 

04 协同办公

 

针对园区内部管理，通过员工端移动办公APP,有效提升日常办公的灵活性以及工作流程处理的高效性。

 

通过消息中心实现对单位通告、代办事宜、日程信息、邮件信息、短信信息、预警信息等的一站式综合管理，且待办事宜可在移动端处理，大大提升了协同办公的灵活性、便捷性、高效性。

 

通过工作台，园区用户可发起新的业务流程，也可以监控流程处理状态并通过邮件、短信等方式对业务流程进行催办，还可通过工作转发功能将待办事宜转发给其他同事跟进处理，有效提高流程处理效率。

 

极致科技通过结合“韶关&华科城莞韶双创（装备）中心”的实际情况，为其定制开发建设的智慧园区信息化运营平台，符合园区项目特色，满足了项目的使用需求，实现了园区管理从驻前、驻中到驻后的全流程管理，有效提升了园区智能化管理水平，推进了园区业务标准化管理，提升了园区管理品质的同时，实现了降本增效的目标，成功达到了本次项目实施的预期！未来，极致科技将继续加强技术迭代与产品创新能力，通过不断优化产品性能，来满足客户不断发展的应用需求，为客户创造更高的价值。