数字实战:打造集中式收费系统,助力北控物业营收数字化转型!

收费业务作为物企的支柱性业务,是企业稳健发展的重要保障。但随着物企服务面积不断扩大,所接管的项目数量多、分布区域广、业态多等特征,让物企数据量庞杂等问题愈发凸显,也让物企收费管理工作更加地复杂和困难。为推动收费业务更好地开展,越来越多的物企开启了数字化转型,以满足企业经营所需。

 

作为极致科技的深度合作客户,北控物业也曾面临着同样数字化转型的挑战,北控物业成立于2002年,为北控集团旗下专业物业企业,经过多年发展,业务范围已遍布24个省市、自治区,服务业态涵盖了政府办公楼、写字楼、科技园区、医院、工业厂房、学校、住宅小区等。伴随着企业管理范围、管理项目的不断增加,收费业务数据量庞杂、财务对账工作量大等弊端逐步浮出水面,极大地影响到了企业日常收费业务的管理质效。

 

北控物业

北控物业

 

为此,北控物业于2022年年初找到极致科技,想借助极致科技在物业收费领域多年的信息化实战经验来建设一套数智化的收费管理系统,以满足日益增长的收费管理需求,实现集团规范化管理、智能化发展的目标。

 

2022年4月,双方正式达成合作,并组建项目组,完成收费业务线的调研,输出蓝图规划和业务解决方案,以更好地指引项目实施和系统落地,在蓝图规划中,北控物业明确提出以下五点重要目标:

 

1.建立标准、统一的物业收费项目、收费标准,实现对物业收费的全过程标准化管理;

2.要求具备条件全域尽量使用无现金交易;

3.减少财务对账工作量,提高数据准确性;

4.实现有效分析应收账期、现金流、收缴率等关键指标;

5.上门收费时,能够使用便携式打印机现场出收据;

 

经过细致分析北控物业的收费业务需求,极致科技从建立统一、标准的收费模式、提供多样化的缴费方式、配置业务明细汇总报表、自定义费用报表、开发手持POS打印机打印接口等功能出发,为其打造了一套数智化的集中式收费管理系统,能够更好地满足北控物业现阶段以及未来管理的要求。主要体现在以下几个层面:

 

01统一收费项目、收费标准,自动生成费用

 

业务现状:北控物业项目多、分布广、收费类型多(物业费、停车费、车位管理费、水电费……),各区域收费管理模式分散,且标准各异,极易出现收费项目分类不明确、名称不统一等统计口径不一致的情况,给集团规范化的收费管理工作造成困扰。

 

解决方案:对此,极致科技通过建立统一、标准的收费模式,将北控物业旗下所有收费项目集中在一个平台统一管理,系统支持自定义收费项目、收费标准、收费时间、收费规则等,自动生成收费单据,避免集团收费统计口径不一致等风险,同时也极大地减少了收费人员工作量,降低北控物业人力成本。

 

统一收费项目

统一收费项目

 

统一收费标准

统一收费标准

 

02多种缴费方式,提升北控物业收缴效率

 

业务现状:北控物业原有收费方式主要是通过POS机刷卡及现金交易,需业主到小区物业前台缴纳或者物业管理人员上门收取,受限于收费时间、地点,增大了收费的难度及工作量,不利于收费工作的高效开展,也难以满足日益习惯于线上支付的广大业户的查费、缴费需求。

 

解决方案:针对北控物业缴费方式单一造成的收费困扰,极致科技依据北控物业不同的缴费场景,如线上自助缴费、线下现场缴费等,为客户提供了前台扫码枪扫码缴费、催缴单二维码收费、极致办公APP在线缴费、业主公众号自主缴费等多种缴费方式,有效解决了客户因时间不便而不能按时缴费的难题,提高了客户缴费体验,也提升了集团收缴效率。

 

多样化的缴费方式

多样化的缴费方式

 

03聚合支付汇总表,释放财务人员对账工作

 

业务现状:北控物业旗下项目多(475+)、账户多(一个项目一个账户),每日发生的交易流水量多达上千笔,财务人员每日对账时,需要将众多的银行交易流水与大量业务数据以Excel表格的形式进行逐条核对,不仅工作量大、耗费时间长,且易出错,给北控物业财务人员对账工作造成严峻的挑战。

 

解决方案:极致科技针对北控物业财务对账难题,为其配置了聚合支付明细表以及聚合支付汇总表,支持财务人员按管理区、楼宇、房间、收费项目、收款方式、是否审核、确认期间范围等方式筛选展示所有费用收款的数据报表,财务人员对账时,可按商户号直接查看聚合支付汇总表,核对交易金额与实收金额是否正确,若财务人员想进一步了解收费业务详情,则可直接通过聚合支付明细表,清晰地查看每一笔业务的交易时间、金额、客户、支付方式等详情,有效减少了财务人员繁琐的对账工作量,降低了数据出错风险。

 

聚合支付汇总表

聚合支付汇总表

 

04提供自定义报表,赋能管理层分析决策

 

为了更好地发挥数据决策作用,赋能北控物业管理,极致科技为其自定义开发了收款日报表、集团收缴率统计报表、运营收款报表等,可以直观的呈现出企业的应收、实收、收缴等情况,便于集团物业管理层一目了然收费业务经营状况,为集团的高效决策提供有力支撑。

 

应实收报表

应实收报表

 

05灵活开发手持收款打印机,便捷收费工作

 

业务现状:北控物业旗下有接管部分三供一业小区,该业态下的住宅大多偏老旧小区,且业户群体以60岁以上为主,大部分不会使用线上缴费,也不方便去前台缴费。在收取该群体的物业管理费用时,主要是采取上门收款的方式。

 

解决方案:为了避免收费人员收取费用后,需来回往返项目管理处打印收据再给到业主,极致科技为北控物业定制开发了手持POS打印机打印收款小票的接口服务,收费人员在收取完各项费用后,通过携带的便携式打印机,即可快速在收费现场打印出收条(包括单号、项目名称、房号、业主、面积、收费项目、费用期间、金额、大写 、收款日期、收费员姓名等),有效提高了北控物业收费人员打印收据的效率,节省了收费人员往返的时间成本,便捷物企收费工作的高效开展,也提高了业主的缴费体验。

 

手持式便携打印机

手持式便携打印机

 

此外,本次收费系统是北控物业继2021年上线了极致科技停车场改造项目后的又一次深度合作,通过形成极致停车”+“极致收费”的运营模式,也进一步让停车系统与物业收费系统无缝集成,实现了车牌、业户、车位之间的一一对应(牌户一致),将各项目车场的临停、月保费用与车位管理费等同步至物业收费系统内统一管理;同时,业务源头和数据源头的统一,可让财务人员随时在收费系统端查看停车收费各项数据,无需在车场端与业务系统端来回切换。

 

并有效统一了业主缴费入口、统一支付渠道,统一对账(实时统筹应实收数据,自动完成财务对账)等功能,有效解决了业主缴费入口分散、财务人员停车收费数据对账难等问题,成功助力北控物业数字化转型。

 

此次实施项目范围覆盖12个区域,管理面积达1600多万平方米,业户22万户,历时4个月,已全面完成了北控物业475个项目的收费管理上线工作,因大大减少了财务人员工作量、提升了收费效率及管理水平,成功达到了本次项目的预期!

 

项目的成功验收并不代表着项目的终结,在后续工作中,极致科技也会持续为北控物业提供技术支持与培训,确保北控物业收费系统的平稳运行。同时,鉴于北控物业在电子发票、BI可视化大屏等方面的需求意向,极致科技也期待,未来能够进一步拓展双方合作的广度、深度,推动形成更多务实合作成果,实现互利共赢共同发展。

创建时间:2023-08-07 11:55
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