物业公司设施设备维护与管理解决方案

随着市场经济的发展，小区居住已经成为城镇居民居住的主要形式，小区物业管理的水平和手段成为决定小区质量和水平的重要因素。当前物业管理存在着许多问题，如设备设施没有及时保养、维修，导致设备老化淘汰率高，安全隐患频发，没有预算管理，无法控制成本等，极致科技提供的物业工程管理系统包括设备管理、工器具管理、工程预算、工程维修管理等功能模块，能够有效解决这些问题。

 

 

设备管理通过设备档案管理，设备保养以及设备维修、检测等一系列手段，保证设备正常运行，通过设备监控全貌展示掌握资产运行情况，对物管工作进行有限的监管和评估。

 

 

极致科技提供一整套完善的工器具管理功能，包括工器具领用、退还、借用、归还、更换和报损功能，贯穿工器具整个生命周期，通过有效直观的工器具管理提高了工器具的利用率，有效地降低了生产成本。

 

 

工程预算管理支持工程预算定义和查看工程预算的执行情况；工程维修支持灵活自定义维修报损和维修任务类型，提供发起维修申请、受理、验收整套服务，快速解决客户反馈的问题，提升客户满意度。

 

 

 应用价值

 

1、建立完整的设备管理台账，全面了解设备全生命周期管理情况。

2、通过设备保养延长设备全生命周期，物业增值保值。

3、实行工器具一站式管理，提高工器具利用率，降低运营成本。

4、实行工程预算，控制运营成本。

5、通过报表为公司决策提供可靠数据依据。

 

 

 

1

 

 

如何实现全面的设备管理

 

 

设备是物业真金白银的资产，设备管理流程不够规范、全面，导致了物业公司设备成本的增加。做好设备管理可延长设备的修理间隔期，降低维修成本，提高维修质量，又可保证设备的安全运行，延长设备使用寿命，树立物业企业良好形象。

 

 

传统的设备管理主要是以人工抄写记录存档的运行模式，它存在着操作速度慢、散乱、复杂等一系列缺点与不足。由于散乱、复杂，很可能文案丢失的情况，而且查找也不方便，给管理工作人员带来很大程度的管理滞后，增加了成本，降低了企业生产力。随着社会的发展，信息化管理软件层出不穷，市场竞争越来越激烈，提高企业生产力，降低成本是当前众多企业首要考虑的问题。

 

 

极致设备管理系统，提供一套完整的设备管理台账，不仅可以记录每个设备的基本属性、技术参数、检测参数和配件附件等详细信息，还可以记录设备全生命周期的相关保养、维修、检测、巡检记录。

 

将已编制的设备保养计划自动推送到对应的负责人员的极致办公APP，在极致办公APP上完成设备保养、维修、检测工作，提升工作效率，减少工作量。

 

 

通过系统的预警以及监控，避免设备漏检、缺检，保证设备处于良好的使用状态，降低设备的维护成本并延长设备的使用周期，消除安全隐患。设备保养、检测、维修既可以实现对设备的过程管理，同时可以记录过程中对物料成本的消耗，为工程预算提供了准确的自维成本数据来源。

 

 

 

1

建立设备档案

 

 

1.1

支持自定义设备类型

设备种类繁多，为了便于管理，需要对设备进行分类，因此在建立设备档案之前需要先定义设备类别。设备类别在极致系统中设备了物业行业通用标准数据，划分10个大类，3个类别级层。

 

极致设备管理系统提供自定义设备类别功能，每个类别建立对应的保养标准和运行参数，在制定保养计划时选择对应的设备类别自动带出保养内容和标准，设备保养登记人员只需要按照标准进行保养，选择保养的周期，填写保养结果提交到物业系统，操作简单。

 

 

 

 

1.2

建立设备档案

极致设备管理系统提供了完善的设备档案管理功能，支持设备的录入、修改、删除、关联、复制等功能。工程管理人员在极致工程管理系统建立设备档案，记录每个设备基本属性、配件附件、技术参数、检测参数等详细信息，还可以上传设备图片或直接双击打开摄像头拍照上传。每个设备都有生命周期，设备生命周期分为初始期、正常期、运维期、衰减期，在录入设备时需选择对应的生命周期，通过周期让工程人员知道在这个阶段设备需要重点关注哪方面。

 

 

比如：

1、初始期：1年内需要经常的关注，重点进行巡检，关注设备运行稳定性；

2、正常期：即(使用年限-1年)*40%，进入正常的使用期，维保较少，所以不需要过多的关注；运维期，即(使用年限-1年)*40%，在此期间保养、检查需要增多；

3、衰减期：即运维结束日期-报废日期，需要进行大型的维修、保养。

 

 

 

设备档案提供附属设备及配件附件、技术参数、检测参数以及保养项目4个子表，详细记录设备相关信息。

 

 

1、比如台式机电脑，除了电脑主机，还有键盘、鼠标等这些附属设备，在附属设备及配件附件进行记录，记录信息包括设备名称、所属设备类别、使用状态、主要性能参数等。

 

 

2、技术参数，记录设备的主要技术参数名以及参数值，如汽车的主要技术参数可记录如下：

 

 

 

3、检测参数，记录设备的主要检测参数以及检测值，为设备后期保养、检测提供参数数据。

 

 

 

4、保养项目，记录设备需要保养的项目以及保养标准，在新增设备保养计划时自动带入，无需人工输入，减少工作量。

 

 

 

设备的录入内容较多，在系统录入工作繁琐，极致提供设备档案快捷初始化导入功能，下载设备档案模板（支持excel格式），在模板可以快速编辑好对应的内容，再批量导入到系统，减少工程人员工作量。

 

 

 

1.3

支持快速查询设备档案

设备档案一览表支持快速查询历史设备档案，提供组织机构和设备级层两种不同的方式展示数据，满足不同人员的需求。比如工程人员想查看某个组织机构下的所有设备，可按组织机构方式展示，点击组织机构，快速展示对应组织机构下的所有设备信息。

 

 

1、组织机构展示数据，左侧为组织机构列表，右侧为对应组织机构下的所有设备数据；

 

 

 

2、设备级层展示数据，左侧为设备列表，右侧显示设备详细信息。

 

 

 

设备档案一览表还支持快速联动查询所有的历史设备保养与维修记录。

 

 

 

1.4

移动端扫一扫快捷查看设备信息

极致还提供了移动端快速查看设备信息功能，建立设备档案时维护设备扫描码，工程人员登录移动端，使用扫一扫功能扫码查看设备相关信息，包括历史保养计划、检测记录、保养登记、维修记录以及巡检记录，并且支持快速发起保养登记、设备维修及巡检操作。

 

 

 

2

设备定期保养确保运行正常

 

 

为了保证设备正常运行，物业公司需要定期对设备进行保养，比如对设备、器材等的检查、试验、修理、配装、分级、回收等。工程人员可以自定义保养周期，根据保养周期制定设备保养计划，自动推送到对应的工程人员。极致提供了两种渠道发起保养登记，工程人员可以通过电脑端或移动端发起保养登记。

 

 

 

2.1

支持自定义设备保养周期

支持按小时、日、月、半年度、年度等设置周期表，工程人员可根据设备保养情况选择对应的保养周期，生成执行计划。

 

 

 

2.2

支持快速生成保养计划

工程管理人员可根据设备类别和保养周期快速制定保养计划。例如设备需要每月进行保养，选择设备类别，自动带出保养项目和内容，选择保养周期，只填写一行保养项目以及保养要求等内容，保存后使用向下复制功能快速生成剩余月份的执行计划安排，减少工作量。

 

 

设备保养计划支持选择同一设备类别的多个设备，提高工作效率。

 

 

 

2.3

支持保养计划变更

已经审核通过的保养计划，如需增加保养设备，修改保养项目内容等修改时可以做计划变更，选择原保养计划，自动带出计划所有信息，只需修改或新增少数内容，保存即可生成新的保养计划，自动关闭旧保养计划，此时新保养计划中的计划日期不变。

 

 

 

旧保养计划已完成的保养项目，在新保养计划中状态不变，不需要重新保养。

 

 

 

2.4

支持快速终止保养计划

极致物业管理系统提供保养计划终止功能，在设备保养期间，如出现设备故障，设备报废或其他原因，还未完成的保养计划被迫终止，此时工程人员可以在物业管理系统快速终止计划，不需要再做保养登记。

 

 

 

2.5

支持多渠道发起设备保养登记

1、移动端APP发起设备保养登记：

工程人员在现场进行设备保养，通过极致办公APP进行保养登记，选择对应的保养计划以及设备，填写保养完成情况，并及时在线提交，提高工作效率。

 

 

 

2、pc端物业系统发起设备保养登记：

工程人员也可以在保养完成后在物业管理系统发起保养登记，根据预设的审批流程，自动发送给对应的领导审批。

 

 

 

 

3

通过设备巡检降低安全隐患

 

 

极致还提供了设备巡检功能，支持计划巡检和自由巡检，通过设备巡检及时发现问题、处理问题，降低安全隐患，增加设备使用年限，降低运营成本。

 

 

3.1

计划巡检

设备巡检支持计划巡检，在物业系统预先制定好巡检计划，分配好巡检员，巡检人员按照计划在规定的时间内进行巡检。

 

 

第一步：在物业管理系统制定巡检计划，分配巡检员，自动下发到极致办公APP。

 

 

 

第二步：巡检员登录极致办公APP，下载当当天巡检任务，在巡检功能页面，对当前位置进行定位，并扫描二维码，按巡检标准逐一进行巡检，记录巡检数据，拍照记录，巡检完成后提交巡检记录至物业系统（如因网络环境限制，可以使用离线巡检），此时设备管理员在物业系统可以实时查看巡检情况。

 

 

 

 

极致移动巡检优势：

 

1、支持在线与离线2种巡检方式，减少网络环境的影响，有网时下载巡检任务，到现场巡检，保存巡检数据，有网情况下再批量提交；

2、通过水印、定位、拍照等技术杜绝巡检作弊，提高巡检的真实有效性；

3、支持乱序巡检，实际巡检线路更灵活；

4、支持在线与离线，支持巡检不合格可直接发起派工；

5、支持定位加附件水印，防止巡检员不在现场巡检也可以提交巡检记录；

6、支持巡检通知，提前半小时以手机通知消息的形式通知巡检人员；

 

 

3.2

自由巡检

可通过扫描巡检节点进行自由巡检，巡检人员登录员工APP，进入自由巡检页面，扫设备二维码，根据巡检标准进行检查，记录巡检结果，提交巡检记录。

 

4

设备检测保证设备处于良好状态

 

 

设备检测是检测单位对物业公司需检测的设备，使用各类检测仪器定期对设备各项指标进行检测，以达到保障设备处于良好的安全使用状态，充分发挥设备效能。极致系统支持设备检测登记，用于管理与记录物业公司设备检测的结果以及明确责任人。设备检测登记内容包括检测设备、检测周期、检测单位、责任人、检测内容、检测结果以及相关的费用等信息。

 

 

 

5

支持一键发起设备维修

 

 

1、工程人员进行设备保养发现异常时，在保养登记页面一键发起维修，自动带出设备相关信息，提高效率。

 

 

 

2、支持移动端快速发起设备维修，选择设备，填写故障情况等信息并提交。

 

 

 

6

设备报废管理

 

 

极致系统以工作流的形式处理设备报废申请，当设备超过规定的使用年限，或虽未到过规定使用年限，但由于严重损坏，不具备使用条件，而又无修复价值的，或其他原因需要报废的设备，工程人员可发起设备报废申请，经领导审批生效报废相关设备。

 

 

 

7

设备监控，实时掌握设备情况

 

 

工程管理员通过设备监控功能实时监控设备保养执行、设备维修以及设备检测情况，对未完成的可通过电话、短信等及时催办。设备监控可根据组织机构、计划负责人、计划人、设备以及执行日期等多条件查询计划执行情况，监控未执行、执行中、已完成的设备保养计划。

 

 

 

设备监控可监控设备维修，根据负责人、指派人员、设备、故障发生时间等快速查询并监控设备维修情况。

 

 

 

设备监控可监控设备检测情况，根据设备、设备类别、负责人、检测时间等快速查询并展示未受理、已受理、已完成的设备检测记录。

 

 

 

设备监控提供预警功能，通过设置预警阀值，超过阀值自动报警。

 

 

 

2

 

 

如何实现高效的工器具管理

 

 

工器具作为公司重要的物资资产，现阶段很多物业公司对工器具管理还主要是使用纸质文档和表格文档进行管理，易出现管理混乱，无法有效记录和追踪进出的工器具等问题。

 

 

极致科技提供的工器具管理系统，确保工器具台账管理，工器具领用、借用、归还、更换、报废等各环节得到有效控制，提高工器具的完好率和利用率，延长其使用周期，减低生产成本。同时还提供了自定义审批流程，发起领用、更换、借用、归还、退还和报损流程，由系统自动流转到对应审批人进行审批，缩短传统纸质审批时间。

 

 

 

 

1

支持多条件快速查询历史数据

 

 

极致系统提供工器具领用、退还、借用、归还、更换和报损一览表，通过多条件过滤快速筛选出所需数据，方便工程人员做数据分析。

 

 

 

2

工器具登记入库

 

 

采购部门采购回来的工器具，由仓库管理员进行登记后入库存管理。登记内容包括组织机构、部门、工器具专业以及工器具登记明细。

 

 

 

工器具登记审批通过，仓库管理员可以在工器具库存一览表，通过过滤条件检索，查看工器具总库存以及单价等信息。

 

 

 

3

工器具领用

 

 

仓库管理员登记完工器具，工程人员可以领用工器具，在极致物业管理系统发起领用流程，选择工器具，输入领用数量，提交申请。当领用数量多于库存时不允许领取，避免发起申请却领不到工器具的情况。

 

 

 

4

工器具退还

 

 

工程人员领用了工器具，对于没有使用的工器具需要退还，可在极致管理系统发起退还申请单，明确接受部门、接受人，以及退还部门和退还人，退还工器具明细。

 

 

 

5

工器具借用

 

 

极致物业管理系统支持工器具借用申请，工程人员在工器具借用页面，选择借出/借用部门、借出/借用人，以及借用工器具明细，发起借用审批流程。

 

 

 

仓库管理员可在工具器借用一览表通过滤过条件是否归还字段快速查询未归还的工器具。

 

 

 

6

工器具归还

 

 

工程人员借用工器具使用完后需要归还工器具。极致提供两种方式发起归还审批流程，在工器具借用一览表选择要归还的工器具，点击归还发起归还审批流程。

 

 

 

工程人员还可以在业务处理导航图点击工器具归还发起，也可以在工器具归还一览表点击新增发起。

 

 

 

7

工器具更换

 

 

当使用的工器具报废或损坏时，需要更换新的工器具。极致提供工器具更换管理，用于记录更换人以及更换工器具明细。

 

 

 

8

工器具报损

 

当工器具超过使用年限或严重损坏，无法使用时发起报损申请，经领导审批后报废工器具。

 

 

 

3

 

 

如何管理工程预算

 

传统的工程预算管理存在以下问题，第一管理手段落后，缺少集成管理手段；第二成本水平失控，成本管理混乱；第三成本开支失控，乱挤乱摊成本；第三成本核算失控，成本信息失真；第四核算期限失控，成本费用不实。

 

 

极致科技提供工程预算管理集中管理，覆盖成本、材料预算，并自动汇总通过报表展示预算、实际消耗、剩余情况，通过工程预算对工程项目在未来一定时期内的收入和支出情况所做的计划，作为公司实行经济核算、考核工程成本的依据，同时也方便公司快速掌握收入与支出情况，做到心中有数，为公司未来的经营做出正确的决策。

 

 

工程预算管理模块提供工程预算定义，按年度、组织机构、物料用途与成本项目录入预算金额；提供工程预算表，查询各项目的工程预算的执行情况；极致提供物料领用和消耗对照表，直观展示物料领用，设备保养、维修、检测、服务派工物料消耗，物料结余以及对应金额，通过对照表全面了解物料在各个阶段的消耗和结余详细情况。

 

 

1

支持批量录入工程预算金额

 

 

工程人员在极致物业管理系统按年度对所有项目工程进行预算录入，按年度、组织机构、物料用途与成本项目录入预算金额。

 

 

 

2

项目工程预算执行情况展示

 

 

工程人员通过工程预算表查询各项目的工程预算执行情况。工程预算表提供工程类别、成本项目、物料用途、预算金额、当月完成额（包括以前合同/签报、当年合同/签报/工单，小计等信息）、当年累计完成额（包括以前年合同/签报、当年合同/签报/工单，小计等信息）、当年预算未完成数、当年预算完成率、当年合同未完成数、当年合同未完成比、年度、组织机构等信息详细显示工程预算执行情况。

 

 

 

极致工程预算管理模块提供多条件过滤功能，通过预算年度、月份、组织机构、物料用途分组和成本项目分组多条件组合快速查询工程预算表。

 

 

 

4

 

 

如何实现高效的工程维修管理

 

传统的工程维修存在找维修师难，维保监管难，售后无保障，服务体验差等问题。极致科技提供工程维修管理能够有效解决这些问题。

 

通过统一对外的客服管理，解决客户找维修师难的问题，客户可以通过拨打客服电话反馈问题，客服人员记录并根据不同维修分配对应的维修人员；通过短信或邮件的形式通知到客户工单处理进度，增强维保监管力度；通过验收检测维修质量，保障客户权益；通过回访，记录客户对维修服务质量以及服务态度等评价，为后续服务提供依据，提高客户满意度。

 

 

 

1

工程维修申请

 

 

当客服人员接到客户报修，或物业公司内部正常维修时在物业系统快速发起维修申请并提交给下一处理人。

 

 

 

2

工程维修受理

 

 

客服人员申请并提交工程维修单，工程人员接到维修单，维修完成后在极致物业系统填写维修详细信息并提交客户验收。

 

 

 

3

工程维修验收

 

 

工程人员维修完成后客户进行验收，客服人员根据客户验收结果以及维修结果评价回填到极致物业系统并提交，结束工程维修流程。

 

 

 

5

 

 

多维度的报表统计分析

 

 

1

设备管理

 

 

极致设备管理系统可提供多种设备管理报表，为物业公司做经营分析提供依据。提供的多种报表包含：设备维保检测情况表、设备保养记录明细表、职员设备保养明细情况表、设备保养物料使用明细情况表、设备保养计划设备档案明细表、职员设备维修明细情况表等相关报表，可从不同维度统计设备数据。

 

1.1

设备维护检测情况表

设备维保检测一览表是整个设备管理最核心的报表，一览表上面是设备的基本信息，下面是保养计划、保养登记、保养维修等多个页签。如果设备出现了问题，领导通过这个报表可以全面了解这个设备从物业公司接管后整个针对这个设备发生的所有情况的一个记录，比如什么时候做了维修、什么时候做了保养等，针对这些行为对设备进行差异化管理。

 

 

 

支持快捷查询功能，通过设备的名称、负责人、存放位置、运行状态等参数进行快捷查询；支持设备维保检测一览表针对设备的生命周期，使用不同颜色区分，直观展示了设备当前阶段所属的生命周期；支持采用仪表盘的方式展示设备的生命周期状况。

 

 

 

1.2

设备保养记录明细表

设备保养记录明细表，支持列表和图表两种方式显示，从设备保养记录、对应保养计划、设备档案、负责人、当前保养内容、保养完成情况、检查验收情况等字段统计历史保养记录详细情况。

 

 

 

1.3

职员设备保养明细情况表

职员设备保养明细情况表，支持列表和图表两种方式显示，从职员、保养记录、保养内容、保养完成情况等字段统计历史职员设备保养情况；支持通过职员代码、职员名称等多条件快速统计出每个职员设备保养明细情况。

 

 

 

1.4

设备保养物料使用明细情况表

设备保养物料使用明细情况表，支持列表和图表两种方式显示，从保养计划、物料、使用物料数量、金额、用途等字段统计设备保养物料使用情况。

 

 

 

1.5

职员设备维修明细情况表

职员设备维修明细情况表，支持列表和图表两种方式显示，从职员、维修、设备、故障情况、维修结果等字段统计历史职员设备维修情况；支持通过职员代码、职员名称等多条件快速统计出每个职员设备维修明细情况。

 

 

 

2

工程预算

 

 

2.1

物料领用和消耗对照表

物料是物业重要的资产之一，通过物料领用与消耗对照表全面了解物料在各个阶段的消耗和结余详细情况，方便管理物料。采购部门通过物料结余情况，得以早日准备采购活动，避免出现物料短缺情况；财务部门依据物料计划，计算大概所需资金，预先作准备以利资金的调度。物料管理部门借助物料计划得以控制物料的库存，减少呆料的发生，使得资金积压现象得以减少。

 

 

 

 

3

工程维修

 

系统提供了多个工程维修分析报表，包括工程维修物料使用明细、工程维修费用明细和工程维修服务人员明细表，从不同的维度统计分析工程维修数据，为公司做工程分析提供数据依据。

 

 

3.1

工程维修物料使用明细表

 

工程维修物料明细情况表，支持列表和图表两种方式显示，从部门、仓库、物料、数量、金额等字段统计历史工程维修物料明细情况；

 

 

 

3.2

工程维修费用明细表

工程维修费用明细情况表，支持列表和图表两种方式显示，从部门、维修使用、处理结果、人工费用、维修费用、总费用等字段统计详细维修费用；支持设置过滤条件，快速统计出每个部门历史维修相关费用。

 

 

 

3.3

工程维修服务人员明细表

工程维修服务人员明细情况表，支持列表和图表两种方式显示，从服务人员、服务类型、处理事项、故障原因、服务评价等字段统计历史服务人员维修情况；支持设置过滤条件，快速统计出每个服务人员历史维修明细情况。