数字员工（RPA）在物业财税业务中的场景应用--凭证自动化

会计凭证是登记账簿的依据，其所记录的信息是否真实、可靠、及时，对于会计信息质量具有至关重要的影响，也直接影响到了整个财务信息的真实性、可靠性。当前物业企业业务系统与财务系统割裂，导致业务系统生成的凭证不能直接传递到财务系统，严重地影响到了物业财务信息的及时、准确性，不利于财务人员精准高效地决策。在处理凭证工作时，物业企业通常采取以下三种方式：

 

1.线下手工凭证：需要总账会计按照相应的会计科目逐条录入原始凭证的事项、时间、金额等，并登录财务系统逐条录入记账凭证，录入完成后再由主管会计对照单据，逐条比对，判断记账凭证上的摘要、会计科目、金额等信息是否符合要求，工作量大。

 

2.导入导出凭证：过程中往往有从业务系统导出的凭证数据不符合财务系统凭证导入规则，还需要会计人员手工处理数据的情况，费时费力且易造成数据失真。

 

3.线上直传凭证：需双向打通接口（极致系统及财务系统都需要打通），通过网络直接将业务数据按照规则生成凭证至财务系统，但打通异构系统接口成本高（需双向支付费用），且系统升级迭代时，需要重新投入成本，且数据出错时，难定责，排错成本高。

 

由此可见，在物业企业传统凭证处理工作中，存在以下问题和挑战亟需解决：

1.处理凭证业务工作量大、效率低

2.数据易出错，业务、财务口径不一致风险高

3.接口开发成本高，异构系统升级时，迭代成本大

4.数据异常时，定责难、排错和调整成本高

 

针对以上问题和挑战，我们建议引入数字员工（RPA智能财税机器人），通过数字员工7×24小时的不间断工作，实现财务凭证自动化全流程处理，提升凭证处理时效性的同时保证物业业务与财务核算的准确性、减少重复输入、中途篡改的风险，保证业务、财务一体化。RPA凭证自动化流程如下：

 

RPA凭证自动化流程图

 

01 在极致系统中配置财务凭证生成规则，确保业、财一体口径一致性

 

在极致系统中按照财务凭证生成要素配置凭证自动生成规则（如：1.配置物业系统科目规则2.配置凭证核算规则3.明确业务系统与财务系统的基础资料映射4.按财务要求，配置各物业组织的凭证生成模板，确保凭证符合财务需求5.按财务要求统一定义各类凭证的凭证摘要规则等），确保业、财一体口径一致性！

 

配置凭证模板

 

02 根据预设的凭证规则生成凭证，确保数据准确

 

通过定义凭证模板（根据不同业务传送至财务系统对应的凭证格式）将业务数据根据模板定义转换成财务凭证，同时在财务系统和物业系统凭证数据一览表生成凭证，支持多种不同条件下的做账手法（包括将收款、预收、保证金等不同业务生成一个凭证、一个单生成不同的凭证、不同的条件生成不同的凭证、按不同的条件分开生成凭证、相关的合并生成凭证分录等），确保数据的准确性。

 

凭证数据一览表

 

03 RPA机器人自动搬运凭证到财务系统，无需人为干预，提高凭证处理效率

 

RPA机器人将生成的凭证自动导入至财务系统，用户可自动设置RPA搬运时间、搬运方式，只需要在RPA初始化的时候进行基础配置（包括配置定时器、启用时间、搬运间隔、搬运数量、对应的账套等）即可完成凭证的定时传送和业务单据的自动审核。完成后回写凭证号到极致系统，并在凭证列表中标记已导入项目，确保导入的凭证不漏不重复!整个过程无需人为干预，极大的提高了凭证处理效率。

 

PRA初始化配置

 

04 异常情况下自动通知相关财务人员及时介入，高效处理凭证异常数据

 

凭证处理过程中出现异常时，系统自动通知相关财务人员介入，及时处理凭证异常信息，通常凭证数据异常处理情况如下：

 

1.凭证未过账时发现数据错误的，由集团财务在财务系统中对凭证进行作废处理，并在极致系统凭证数据一览表中进行撤销，撤销完成后提醒现场财务人员对相应业务单据进行修改，修改完成后再由RPA搬运。

 

凭证错误情况下的撤销处理

 

2.凭证过账后发现数据错误的，则采用红冲方式在极致系统中进行操作，再生成红冲业务凭证，凭证修改正确后再由RPA进行搬运。

RPA给物业企业凭证处理工作带来的价值

 

1.数字员工7×24小时不间断工作，可以有效提升凭证处理时效性，极大地保障了数据准确性，减少了重复输入、中途篡改的风险。

 

2.有效减少财务人员大量的重复性工作，降低企业人力成本。

 

3.非侵入式部署方式，免去接口开发，成本更低，同时有效降低系统升级成本。

 

RPA财税机器人与极致物业管理系统结合，确保了业、财一体口径一致，可以有效提高凭证处理效率，减少数据失真的风险，赋能物企财务信息化建设，有效实现提质降本增效。