电子签章帮助物企告别线下签章难点，实现高效、合规、安全的线上签章

某物业招商负责人李总最近饱受疫情苦恼，由于疫情突然爆发，所住区域被紧急管控，解除管控前一律不许外出。这让原本定于今日现场面签的租赁合同无法进行，而疫情导致的时间等不确定性因素更是让客户终止了合作，重新选择了之前有过意向的另一家项目。李总前期所做的努力也因此付诸东流，为促成这单交易，李总花费了大量的时间和精力，在双方签约的关键时刻，却因自己身处管控区无法面签而造成丢单，难免让人觉得可惜。

 

在物企传统签章场景中，还存在着许多不便之处。如，在租赁合同签约过程中，业务人员需依据流程经历合同审批、签字盖章、打印邮寄以及等待客户完成签章等过程，整个合同签约过程审批流程多、签章周期长，不仅容易错失合作客户，且成本较高。

 

在签署劳动合同场景中，HR需将劳动合同逐一打印、统一盖章，并将纸质劳动合同邮寄给各项目员工进行签署，再由项目邮寄回总部保存归档，签章数量多、签署周期长、打印邮寄成本高，且不便于合同的归档、查找。

 

还有物业各类缴费收据单、催缴通知单以及对内的重要管理资料等，都是需求急、份数多，需耗费大量时间起草、填单盖章的文件，一旦盖章不及时将影响文件下发效率，严重的可能存在替签、冒签等风险。

 

可见，物企传统签章模式存在以下痛点亟需解决：

 

签章流程多，工作效率低：物企传统签章模式中，具有多对象审批、跨部门盖章等特点，流程多、审核时间长，业务办理效率。

 

签章数量大，成本代价高：物企大量的签章需求，不仅消耗人力，且会消耗办公费、快递费等大量经济成本，影响公司收益。

 

签章需求急，代签、冒签风险高：存在大量需尽快签章的场景，很可能出现伪造签章者真实身份的情况，存在代签、冒签风险，不利于企业的正常运转。

 

生成、归档不便捷，文件管理难：纸质合同需要耗费大量时间起草，合同签署后，需由专人归档、维护，不仅占用大量的存储空间，且不便于随时查找和查阅。

 

对此，我们建议引入电子签章技术来解决传统线下签章难题，电子签章是依托数字技术和互联网技术实现的线上签章数字化解决方案，通过线上实名认证、线上发起文件、线上确认意愿、线上签章文件再到线上归档文件，实现签章全程的线上化、电子化，能够有效简化传统业务的流程手续，助力物企高效签章。

 

通常情况下，物企签章有双方签章、单方签署两种模式，其电子签章流程分别如下：

 

1、双方签署模式

 

双方签署模式适用于物企涉及到的需要双方签章的业务场景，包括租赁合同签约、劳动合同签约等。在双方签署模式中，物业平台提供合同制定、实名认证、意愿识别等功能，法大大平台提供实名认证结果、回传签署结果及合同电子归档的作用，客户平台则负责客户签署和意愿认证，三方平台互通，确保合同签订的合规、有效。具体签章流程如下：

 

双方签署流程图

 

2、单方签署模式

 

单方签署模式适用于物企单方面签章的业务场景，包括费用的缴费通知、催缴通知、收款收据等。在单方签署模式中，物业平台负责制定文件模板并进行意愿识别，法大大平台提供实名认证结果、回传签署结果等功能，双方平台互联，助力文件签约更高效。具体签章流程如下：

单方签署流程图

 

物企使用电子签章具备以下特点与优势：

 

01多种认证体系，为确保电子签章合规打好基础

 

• 个人认证服务包括人脸识别、实名手机号三要素、个人银行卡四要素等三种方式，为个人认证提供多样化选择。

 

• 企业认证服务包括企业法人身份认证、法人授权人+对公打款认证、纸质材料人工审核认证等三种方式，为确保电子签章合规提供前置基础。 

 

实名认证流程图

 

02多元化签章意愿验证方式，确保签章意愿真实性

 

针对个人签章，支持个人在线手写签章电子合同/单据，实现真实、快速的签章；针对企业签章，支持上传企业印模样式，将企业印章与文件进行固化，代表企业在线签章合同文件；此外还支持Ukey签章模式。同时，意愿验证方式还可选择短信验证码、语音验证码、人脸识别等，能够有效确保签章意愿的真实性。

 

03完善的印章管理功能，实现企业合规化印章管控

 

物企负责人可对印鉴持有人，按时间、次数进行授权管理，针对不同类型的印鉴可单独进行授权，包含公司印鉴、人力印鉴、财务印鉴等，并能通过物业管理平台查看授权人的印鉴使用情况，包含使用时间、使用次数、签章文件等相关内容。

 

04用章方式多样化，满足不同业务用章需求 

 

支持多种用印方式，包括手动拖拽定位、模板预设定位、坐标传参定位、奇（偶）数页盖章、任意页盖章、企业骑缝章等，满足企业多种业务用章需求。

 

多种用章方式图

 

物企常见签章场景中电子签章技术的应用如下：

 

01租赁合同签章全程电子化，有效提高签章效率

 

极致物业管理平台通过与法大大电子签章平台的无缝对接，形成客户在线预约看房—商机分配—商机跟进—现场看房—租房预定—合同在线签署—电子归档的全业务流程线上化闭环，帮助物企实现合同签约由生成、审核、用印、流转、签章到归档的全程电子化，大大缩短签章周期，最多一周就可以完成整个合同的签章流程，在提升物企内部用印审批、管理协作效率的同时又能有效提升商户满意度。

 

租赁合同电子签章流程图

 

02 劳动合同签章电子化，让签署更高效，管理更便捷

 

以往HR需逐一打印、盖章、邮寄纸质劳动合同，应用电子签章，HR可在线发起合同签署，员工通过线上实名认证，仅需1分钟即可实现高效签署劳动合同。签署完成后，HR可随手对合同进行分类归档，相对于纸质合同手工分类归档而言，电子合同线上储存及管理的便捷性，帮助HR优化了合同管理的繁琐流程，大大加快了劳动合同签署处理效率，节省了时间成本。

 

劳动合同电子签章流程图

 

03 支持费用文件在线批量发起、批量签章，有效实现降本增效

 

物业管理人员可将费用相关文件在线生成-发起签章-智能审批-批量盖章-自动下发通知业户，实现全程无纸化、智能化签章。如，在费用催缴通知单批量签章过程中，先由物业系统生成费用催缴通知单，相关负责人进行实名认证，认证成功后进行批量签章并确认，确认后的文件可通过多种方式（包括公众号、APP、邮件、纸质打印等）批量发布。电子签章的应用可大幅提升签章效率，还可有效监管公司印鉴使用情况，确保通知单合法有效，防止私用印鉴、单据遗失等，减少物料成本及人工成本。

 

费用文件电子签章流程图

 

电子签章能够给物企带来哪些价值？

 

1提升合同签章效率

 

电子签章的应用能够助力物企实现合同签章的全程电子化，提升物业内部用印审批效率，大幅缩短传统签章周期，使用电子签章后不仅能随时随地进行审批、盖章，更能一键批量发起、批量签章，双方确认生效只需几分钟，有效提升签章效率。

 

2降低合同签章风险

 

电子签章能够实现合同签章全程在线化管理，有效防范纸质合同签章管理过程中的冒名签章、伪造等行为，杜绝纸质合同签章过程中篡改、遗失、损毁等隐患，解决合同纠纷事后追责难鉴定的问题，实现人员、合同、印章等多维管控，有效规避合同印章滥用等风险。

 

3减少文件管理成本

 

通过电子签章在线创建合同模板、在线办理合同等相关业务，可以有效节约合同起草时间、简化业务办理的流程手续，合同签署完成后还可在线归档，方便、快捷地查找、查阅及下载合同，能够大大节省人力管理合同的成本及文件的打印、邮寄等办公成本。 

 

电子签章能够覆盖物业管理中的招商/租赁合同、劳动协议、收据单、通知公告/公文等签章场景，实现物企内部办公及外部业务的全程电子化签章，简化业务流程手续，节省合同打印、邮寄等各项成本，规避签章风险，助力物企降本增效。