数字员工（RPA）在物业财税业务中的场景应用——发票管理

 

发票是企业会计核算的原始凭证，也是企业缴纳税费的费用凭据，进行发票管理对企业核实经营业绩情况、完善财税监管职能、接受监管部门审核有着举足轻重的作用，因此，企业对发票的管理务必及时、完整、准确，才能更好地支撑业务发展。

 

但当前物业企业发票管理的过程中，进项发票的收集获取，依靠关联方开具发票后的付款和报销；识别真伪，需要登入发票查验平台，手动按单输入发票代码、发票号码、开票日期、开票金额等；核查重复，通过人工查找大量已入账发票信息；保存归档，由以人工做成的纸质形式进行保管。对于集团型物业企业来说，获取、了解各区域公司纳税情况，则是让区域公司上报，不能通过发票来核查税额抵扣是否正确等情况。

 

因此，在传统发票管理的过程中物业企业主要面临以下痛点：

 

1、进项发票获取具有滞后性，企业不能及时知晓抵扣税额、转出税额、待转税额等，进行合理的税务筹划；

 

2、发票验真、验伪、验重不仅消耗人力、时间，且容易遗漏校验，可能会给企业造成接受虚开发票等的税务风险；

 

3、以纸质形式进行发票存档，不便捷保管和查阅，易增加管理成本，降低管理效率；

 

4、进、销项发票信息汇总困难，时效性差，不利于集团核实区域公司经营业绩情况和缴纳税费情况。

 

面对物业企业当前的发票管理痛点，我们在发票管理过程中引入RPA机器人，帮助企业建立全量、全状态的结构化数据集发票池，方便企业对发票的汇总、验真、防重、归档等，进一步实现集团税务的统一管控。

 

 

RPA机器人帮助物业企业创建发票池进行发票管理的具体流程：

 

一、RPA自动登入税务系统，获取及时、完整、准确的发票信息

 

各区域公司授权RPA登入综合税务平台权限，RPA依据设置好的规则自动登入税务系统，及时获取完整、准确的企业相关进、销项发票信息，汇总到发票池。

 

二、系统自动解析发票影像，高效、便捷存档各类型发票

 

系统支持多种类型的发票自动解析出发票要素，包括纸质发票、电子普票、电子专票、交通票等，并形成影像汇总、存档于企业发票池。

 

 

三、RPA实时更新发票状态，轻松实现发票验真、验伪、验重

 

RPA实时获取付款、报销业务的发票状态（签收、抵扣、入账）更新进发票池，并自动将已上传解析的发票与发票池内的发票进行要素和状态比对，轻松查验出发票的真伪、重复。

 

 

通过RPA建立发票池可以为物业企业带来哪些价值？

 

1、降低进项发票获取滞后带来的难以及时抵扣税额的弊端，提高税务遵从度，使企业能够更合理地进行税务规划；

 

2、高效地验真、验伪、验重，可大幅减少人力、时间成本，帮助企业规避接受虚开发票、重复报销等税务风险；

 

3、减少纸质形式发票存档带来的人力、财力、时间、空间成本，方便企业进行发票存档、查阅和审计，也能为企业会计档案电子化打下坚实基础；

 

4、让集团企业能够对区域公司纳税情况进行精细化管控，实现以票管税，提高集团企业对税务的统一管控水平；

 

5、可进一步与对应业务相关联，建设企业的业财税一体化，对业务进行全流程管理，大幅提升内部管控能力。

 

通过RPA为物业企业建立发票池，可实现“发票未到，数据先行”，让发票管理数字化，进一步帮助企业合理筹划税务、规避税务风险、降低管理成本、提高管理效率，实现集团对企业税务的统一管理。