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数字物料管理:细微管控与全局洞察,让小物料发挥大成效!
据行业数据显示,物料成本约占物业公司经营成本的8%,其中低值易耗品约占4%(业态不同存在差异),以金额1000万的项目为例,低值易耗品消耗成本约40万,若有10个此类项目,成本近乎400万。由此可见,物料成本作为物企重要的成本支出,做好物料管理(尤其是低值易耗品管理),对于提升企业经营管理水平及保障企业利润大有裨益。
物企成本构成
当前物企对高价值物料(如工服、打印机、电脑、水泵、电机等)较为重视,投入较大精力来管控,而对低值易耗品(如垃圾袋、洗手液、纸巾、扫把、拖把、抹布等),因其量大、单价低、使用高频等特征,使得管理鞭长莫及、落实梗阻。
基于复杂的现实情况,我们整理归纳出物企物料管理中普遍存在的几类问题:
贵重物料类持续盯得紧。如电机、整捆电线、大型机具设备等金属类物资,因其价高或报废后回收价值高,物企管控投入力度大,但对价值金额相对不高的报废物品,则时松时紧。
办公、工器具类偶尔紧。如扳手、螺丝刀等,员工取用自如,管控随性。
维修用料类出错再整改。如电线、电灯等维修物资,当盘点数量异常时,才开始耗费大量人力物力以点到面的全局排查,亡羊补牢型,存在滞后性。
低值易耗品类力不从心。如垃圾袋、纸巾、扫把等,多属生活用品,人人需用,人人能用,极易出现物品化公为私被侵占、被售卖的风险。
以某物业大型写字楼项目举例,每月用纸量严重超标,经营者要究其原因,每月需专门派人核对剩余纸芯数量,并销毁纸芯,以解心中疑虑。可见,要管好低值易耗品,需聘用专门人员,增加人力成本,得不偿失。若放任不管,企业经营者对物料的消耗、使用去向、用量等真实合理性疑虑难移,成为梗在内心的一根利刺。
以上问题不根除,易导致物料乱象频发(私占、售卖等),让企业经营受损。对此,我们需对症发药,通过对物料全生命周期管理,实现对物料使用申请、采购管理、库存管理、领用管理的全程留痕、溯源分析、预警提醒,以此减少物料损耗,扫除经营者疑虑,提升管理效率。
物料去向关联单据,全方位管控物料使用过程。建立起维修用料(电线、电灯)、日常用料(低值易耗品)、工器具用料等与原始单据之间的去向关联,系统可详细记载所用物料数量、使用项目、领用人、领用后仓库余量等,真正做到用“数据铁笼”管控物料权限,通过数据留痕全面追踪、记录物料消耗的前因后果、来龙去脉,让物料管理更“有痕、有序、有效、有规矩”。
物料领料单
物料使用明细表
全面管控贵重类物料报废流程,避免内部偷梁换柱。针对贵重类物品(如金属配件)的维修、报废等,建立全面的报废流程,清晰记录报废配件的数量、归处,避免出现以坏替好、私售新品或私卖报废配件获取私利等情况,最大化保障企业经营利润。
物料报损单
多维度报表数据预警分析,反哺业务经营。通过对低值易耗品消耗用料的同比、环比等数据,对比与往年同期用量、前期用量以及同类型项目用量、不同体量项目用量等,分析物料使用增量合理性,数值超出正常范围则预警排查处理,最大化规避用料异常情况,降低物料成本损失。
物料预警
如某集团物企经营者通过数据环比、同比等预警分析发现空置率高的写字楼项目A与满出租率的写字楼项目B,半年时间内在垃圾袋、拖把、扫把、厕纸等易耗品上消耗总量不相上下,且比同体量空置率的项目C多出三分之二的物料消耗,这超乎寻常的数据让集团经营者迅速展开排查,通过数据溯源出项目A存在多位员工私占物品,拿回家用(垃圾袋、拖把)及售卖(未拆封卷纸)的情况。后经集团问责,相关员工得以惩戒,并在全集团层面公告、普及,以儆效尤,后续一年期间,该集团再未出现该类事件。
需求、价格、消耗、综合成本对比分析,实现物料全生命周期管理。通过对物料采购、入库、出库、调拨、领用、借用、更换、报损、盘点等全链条管控,并围绕需求对比(量大、质保期长的物料发挥集采优势)、价格对比(供应商询价比价机制)、消耗对比(物料消耗数据留痕)、综合成本对比(物料使用周期、耐用性等)展开全面分析,切实做到对物料的全生命周期管理。
物料成本分析对比表
综上,数字物料管理的应用对物企管理层、业务层、数据层均益处颇多:
管理上:分层施策,数据监督。帮助企业经营者做好分层管理,针对不同类型的物料,做到松弛有度、心中有数。通过形成物料使用权限的“数据铁笼”,让企业经营者对物料的来龙去脉(何时入出库、出库用量、用途等)一目了然,极大地提高了物料管理可视化程度,降低了管理成本。
业务层:全面留痕,优化消耗。通过建立物料与原始单据之间的关联,让物料使用全程留痕,数据可溯,一旦发现不合理的物料消耗,便于立即调整、优化,有效减少了业务用料损耗,规范了业务管理。
数据面:数据可视,提前预警。业务的数智化将沉淀更多业务数据,通过智能化同比、环比分析和可视化展现,对企业存疑的物料消耗做出数据预警,让企业经营者提前发现问题并处理,实现从“事后追踪”到“事前预警”的转变 ,降低企业经营风险。
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