业财一体化财务对接解决方案

传统的物业管理系统往往只关注与本身系统中各块业务的管理,而与第三方业务系统需要交换数据时,都采用导出再导入的方式,过程中往往有导出的数据不符合导入系统的规则,需要数据管理人员手工处理数据,费时费力且易造成数据失真,严重影响工作效率与数据的准确性。随着市场的发展,协同合作共赢已经成为趋势,如果还只是闭门造车,不搭建业务生态系统,无疑严重影响客户的使用体验。
业财一体化中的财务接口解决方案,是极致物业管理系统搭建的物业管理生态系统中的重要一环,重点解决极致物业和客户使用的财务系统之间的数据传送,让两者之间有机结合。主要包含应收数据、收款数据这2部分数据的传递,其中应收数据以物业管理系统的应收费用单为数据源头,收款以收款单为数据源头,再由接口在财务系统生成凭证,以保证物业收入业务与财务核算的准确性、减少重复输入、中途篡改的风险,保证业务、财务的一体化建设。

 

 

 

  

 财务接口

 

 

 

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极致财务接口支持哪些财务系统?

 

作为中国本土财务管理系统领域的龙头品牌,用友和金蝶在业内是使用普及率最高的两款软件,极致物业软件中目前支持金蝶(EAS、K3、KIS)和用友(NC、U8系列、T系列)和极致公司的财务系统的凭证导出。其他厂商的财务系统通过少量的开发可以实现凭证生成。

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极致财务接口支持哪些生成方式?

极致财务接口支持网络直连和文件导出导入2种方式:
A、网络接口直连:需要财务系统厂商支持部署,其中用友的NC和金蝶的EAS有标准的接口,可以通过网络直接将业务数据按照规则生成凭证至财务系统。
B、文件导出导入:支持将业务数据按规则生成符合财务系统的凭证格式文件,然后经财务系统的凭证导入功能,将凭证导入财务系统。

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极致财务接口支持将哪些业务生成财务凭证?

极致财务接口支持将所有与金额相关的业务单据生成凭证,目前涵盖业务模块有:

1、收费和租赁系统:应收:常规费用单、抄表费用单、临时费用单、费用调整单。收款:现金收款单、预收单、保证金、预收核销。退款:预收退款单、保证金退款单。2、物料系统:采购:采购订单、采购结算。仓库:采购入库、领料、调拨、出库、盘点、成本调整等。3、收付款合同:合同、合同验收、应收、应付、收款、付款等。4、人力资源:薪酬管理系统。5、日常协同:费用报销、借款。

 

 

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极致财务接口如何将一个业务数据生成财务凭证?

 

极致物业管理平台可与金蝶和用友财务管理系统有机结合,根据物业管理的业务特性,支持物业管理中发生的金额相关数据(管理处的应收费用数据、费用调整数据、收款数据、预收数据、退款数据、保证金数据、核销数据、预开票数据;各个部门与第三方发生的应收、应付数据;仓库发生的入库、出库、成本调整、调拨、报损数据;公司日常运营中发生的各种费用报销、借款申请、费用申报数据),囊括了物业公司经营过程中的各个业务场景的财务相关数据,有力的支撑物业公司高效运转。

极致财务接口通过定义凭证模板将业务数据根据模板定义转换成财务凭证,需要进行科目配置(收费项目配置对应的应收、应付、税费科目。根据收款科目配置对应的科目)、组织架构下对应的数据配置及接口信息配置、辅助核算配置(辅财务系统中的辅助核算对应在极致中的配置)、凭证模板的配置(根据不同业务传送至财务系统对应的凭证格式)。例如将收款业务生成凭证需要进行以下7个步骤:1、 基础资料接口配置2、 科目规则配置3、 辅助核算配置4、 凭证模板配置5、 查询待生成凭证数据6、 生成凭证7、 核对、审核
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4.1基础资料及接口调用配置系统支持EAS及NC这2种接口调用配置,根据不同的组织结构进行配置。

 

 

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4.2

 科目规则配置

 

 

1)系统支持在基础资料科目映射中定义各基础资料的各种业务类型的科目与核算配置,如可以配置收费项目【管理费】的应收、收入、税费等类型的科目,系统自动依据凭证模板定义自动从对应业务单据的收费项目获取相关的科目与核算项目。

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2)系统支持直接在基础料上定义科目代码,然后通过科目规则定义,绑定对应的基础资料的科目代码列,如在收费项目上维护了这个收费项目的应收科目代码,生成应收凭证时,系统自动根据对应业务的收费项目的科目绑定字段获取这个收费项目的应收科目。
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4.3

 辅助核算配置辅助核算项目,可以根据总账要求灵活配置,比如可以各业务需要核算物业项目、部门、职员、往来单位,税率、银行账户等,并可以根据需要组合多核算项目,如 物业项目+往来单位,职员+往来单位等。

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4.4

 凭证模板配置凭证业务类型支持应收费用、收款单、预收核销、预收退款单、保证金这五类业务费用。
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4.5

 线上支付生成凭证包含手续费

 在物业系统中的收款单配置手续费方案,收款单根据费率自动计算手续费。

 

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手续费配置凭证模板后,实现自动推送包含线上支付支出的手续费凭证。

 

 

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4.6

 费用数据传递生成凭证物业系统数据传送成功后,会根据凭证模板同时在客户财务系统和物业系统凭证数据一览表生成凭证,通过凭证号使物业系统与客户财务系统紧密关联在一起,确保数据的正确性、稳定性。
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根据凭证业务类型(应收费用、已收费用、预收核销、保证金等)、期间筛选出需要传送的费用,在根据上传状态选择未上传的数据,将应收费用传递到财务系统中生成对应的凭证,并回写到极致物业系统中,同步更新对应的应收费用,确保费用的一致性。
手工传送应收费用http://www.jeez.com.cn/upload/images/image9.png

手工传送实收费用http://www.jeez.com.cn/upload/images/image10.png

手工传送预收核销http://www.jeez.com.cn/upload/images/image11.png

手工传送保证金http://www.jeez.com.cn/upload/images/image12.png
系统定时传送费用生成凭证在使用财务系统的过程中,由于当前较多系统都支只能批量自动推送前一天的单据,财务系统有可能出现网络问题或其他异常导致的推送不成功,一旦过了推送时间没有及时处理,就会出现一天或多天的数据需要重新补推,而人工补推只能一个项目一个项目去选择补推,非常耗时。
极致财务接口通过网络直连方式支持定时生成凭证和业务单据审核自动生成功能来实现用户自定义推送及审核,能够很好的实现某一天批量推送的功能,彻底解决了用户因异常原因导致未及时推送需要补录的问题。用户只需要在系统初始化的时候进一些基础配置(配置定时器、启用时间、推送间隔、对应的账套)即可完成定时传送凭证和业务单据自动审核。
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极致财务接口如何适应复杂的财务做账手法,生成财务想要的凭证格式?

 

 

 

极致财务接口通过定义凭证模板将业务数据根据模板定义转换成财务凭证,支持多种不同条件下的做账手法。

 

5.1

 如何将收款、预收、保证金等不同业务生成一个凭证?极致提供一个收款单的凭证业务类型,在凭证分录模板中,根据子业务类型来定义相关收款、预收、保证金等不同的业务凭证分录,实现多个业务单据生成一个凭证。
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5.2

 支持一个单生成不同的凭证像调拨类型的单,需要根据不同的类型,可能生成多个凭证,极致凭证模板中,提供了类型字段,用于定义不同类型的凭证,根据实际业务单据的情况,进行凭证生成,如下图所示,同项目仓库的调拨单,将会生成一张凭证,不同项目仓库之间的调拨单将在出库组织和入库组织分别生成一张凭证。
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5.3

 不同的条件,生成不同的凭证凭证模板中,可以定义业务数据的过滤条件,一个组织下的业务单据,依据过滤条件(如现金、托收、刷卡等)配置多个凭证模板,系统自动根据过滤条件筛选对应的业务

数据生成相应的凭证。
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5.4

 按不同的条件分开生成凭证

 

极致提供一个凭证业务类型,在汇总方式中,根据设置的不同条件(单据、组织机构、日期、管理区、结算方式等单个条件或多个条件任意组合方式)供凭证模板配置进行汇总生成凭证,来实现根据不同的条件分开生成凭证。如下图所示,收款单按不同组织机构与日期进行汇总分别生成一个凭证。

 

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5.5

 相关的合并生成凭证分录极致财务接口提供了凭证分录过滤的功能,针对不同的过滤集合,配置相应的科目与核算项目,系统自动根据子业务类型来定义相关收款、预收、保证金等不同的业务凭证分录模板,生成对应的凭证,实现合并生成对应的凭证。

 

 

 

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极致业务如何与财务保持一致性?

 

◆ 1、极致财务接口传送业务单据过去后,在财务系统会生成凭证号,并会回写到极致系统中,在凭证数据一览表、财务数据导出查询页面可以查看到财务系统返回的凭证号。

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在凭证传送完成后,在对应的收款单数据是被锁定且被标记已传送,不能进行修改,防止数据与财务系统不一致。 ◆ 2、极致财务接口,支持从业务单据联查凭证信息,也可以从凭证数据联查至业务单据,方便进行财务业务数据的追溯。
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凭证传送后业务数据错误,如何进行修正?

 

当发现传送的凭证错误或者业务单据错误需要修改时,可以通过以下2种方式来进行撤销传送并对收款数据进行修改:

方法一:首先需要在财务系统中作废该凭证(如使用的是EAS财务系统,不需要作废,可直接在极致系统中撤销,如使用的NC财务系统需要先作废后在极致系统中进行撤销),然后在极致系统中凭证数据一览表中进行撤销,撤销完成后进行对应的业务单据修改,修改完成后在进行传送。
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方法2:首先需要在财务系统中作废该凭证(如使用的是EAS财务系统,不需要作废,可直接在极致系统中撤销,如使用的NC财务系统需要先作废后在极致系统中进行撤销),然后在极致系统中的财务数据导出查询页面进行撤销,撤销完成后进行对应的业务单据修改,修改完成后在进行传送。
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财务共享中心

 

 

业财一体化的财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用,其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。通过互联网络为分布在不同地区的集团成员单位提供标准化、流程化、高效率、低成本的共享服务,为企业创造价值,以达到规模效应,降低运作成本。

 

 

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为什么要建设共享中心?

 

 

 

当企业规模扩大、业务类型和管理层级不断增加时,企业分子公司的多套财务机构会使企业财务人员与管理费用快速膨胀、财务流程效率降低、重复设备投资规模加大、内控风险上升,多个独立、粗放而臃肿的财务"小流程"使总部统一协调财务变得越来越困难,增加盈利的代价就是加大风险。当这些现实严重毁损着企业的核心价值时,传统的财务管理模式已经成为制约企业发展的瓶颈。

 

 

传统的分权式或集权式财务架构无法完全满足企业快发发展。分权管理的优势是客户导向、商业智能,弊端是分支机构在一线有比较大的管理部门,流程与制度繁杂,很多工作难以实现标准化;集权的优势是经济规模化、流程标准化,弊端是反应迟钝、不灵活、与业务分离。而财务共享服务是将共性的、重复的、标准化的业务放在共享服务中心,它同时汲取了分权和集权的优势,摒除各自的弊端,使财务共享中心成为企业的财务集成芯片,日常业务集中处理,总体职能向广阔和纵深发展,让财务在共享管理中直接体现出价值增值。

 

 

 

通过财务共享方案的实施促使财务人员转型,使财务人员由记账转向财务建议、财务管理,为各个部门、各项业务提供财务支持,对市场变化作出反应,只有把工作重心转到高价值的决策支持上来,才能更好实现财务职能,满足企业战略、组织的需要。
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共享中心的蓝图架构

 

极致共享中心蓝图
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极致参与建设的招商蛇口共享中心,完整实现招商业财税银一体化建设。
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共享中心的业务流程

 

 

 

 

 

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物业公司收入包含哪些,如何接入财务共享?

 

 

物业公司收入来源于物业管理收入以及物业经营收入:

①、物业管理收入:企业向物业产权人、使用人收取的公共性服务费收入(物业管理费)、公众代办性服务费收入(水电费)和特约服务收入; 

②、物业经营收入:企业经营业主管理委员会或者物业产权人、使用人提供的房屋建筑物和共用设施取得的收入,如房屋出租收入、经营停车场、游泳池、各类球场等共用设施收入。

 

 

4.1

 物业收入如何管理?①、根据各地区市场定价规制,设置各收费项目的计费规制(可灵活的配置相关计算规则),极致系统每月生成对应的物业管理收入费用,包含物业管理费、水电费、维修基金等费用。

 

 

 

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②、根据与业主签属的租赁合同约定的条款生成对应的租金费用;
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③、根据收款合同约定的合同分期数据生成对应的经营性收入费用;
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④、根据配置的凭证方案,极致系统每天自动将生成的应收数据通过接口方式传输应收凭证数据到财务核销系统,支持权责发生制、收付实现制财务做账方式;

 

 

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4.2

 物业费用缴款方式以及如何传送共享?

 

 

①、业主可通过线上缴费、POS、银行托收、转账等多种方式进行费用缴纳,提升用户体验。

 

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②、缴费后系统对应生成收款单并完成收款单与费用单销账,替换手工在业务系统录入,存在不及时和错误;
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③、通过接口自动传送收款工单数据到共享中心,每天共享平台根据银行流水数据自动对账,并且自动生成当天对账的凭证,未对账成功的当天会反馈给业务人员,业务人员修改好后再传输到共享对账。

 

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4.3

 传统模式与共享模式收款对比

 

将收款单录入、费用核销、凭证生成、收款对账四个人工处理环节通过极致系统与共享平台实现自动化处理,减少出错率同时提供工作效率。

 

 

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物业公司成本包含哪些,如何接入财务共享?

 

 

物业经营成本是指物业管理企业经营物业产权人、使用人提供的各种建筑物和附属设备而发生的各项费用支出。包括:人员成本、设施设备维修成本、办公成本、物品采购成本等。

 

①、与设备维修、清洁卫生、秩序维护等外包单位签收的合同录入到极致系统,业务人员根据付款合同约定合同付款分期,在极致系统完成各分期验收工作后,系统生成对应合同应付清单。

 

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②、仓管管理员根据采购订单比对物料后,在极致系统录入采购物料数量、金额等入库单数据,系统根据物料采购入库单的金额,生成对应物料应付清单。  

 

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 ③、物业公司日常临时性费用申请,可通过极致系统发起签报申请;

 

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 ④、发起相关应该申请审批时,需将合同、付款申请单、发票的纸质单据扫描上传到影像系统,影像系统与税务系统对接,可直接判断发票真伪,实现业财税一体化。

 

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 ⑤、当发起应付申请单审批后,系统会自动将应付数据通过接口传输应付工单到共享中心,共享中心核对合同、发票等申请数据。

 

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⑥、共享中心审核应付申请后,极致系统根据配置的凭证模块,生成应付凭证到财务核销系统。
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⑦、共享中心完成应收申请审核后,极致系统根据应付申请单的付款单位、银行账号、金额等付款信息自动生成付款单,同时传输付款工单到财务共享中心,由共享中心审核完成付款。完成付款后反写银行交易流程号到极致系统。

 

 

  

 

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6

 

共享中心能给我们带来什么?

1、支持企业集团的发展战略公司在新的地区建立子公司或收购其它公司,财务共享服务中心能马上为这些新建的子公司提供服务。同时,公司管理人员更集中精力在公司的核心业务,而将其它的辅助功能通过财务共享服务中心提供的服务完成。同时,使更多财务人员从会计核算中解脱出来,能够为公司业务部门的经营管理和高层领导的战略决策提供高质量的财务决策支持,促进核心业务发展。
2、强化财务管控在企业集团中,若没有一个统一的财务集中管理平台,各单位财务核算差异很难掌控,集团财务总部很难实时监控基层业务单位的财务状况和经营成果,信息往往滞后。财务共享服务中心可以对所有子公司采用相同的标准作业流程,拥有相关子公司的所有财务数据,实时数据汇总、分析不再费时费力,更容易做到跨地域、跨部门整合数据,为企业提高财务管控水平提供强有力的支持。
3、提高效率、降低成本通过对基础性、事务性工作的集中处理,一个财务人员可以处理几个公司的相同岗位的业务,从而在业务量不变的同时减少了人员。使得原来成百上千人在不同的子公司完成的工作由一个财务共享服务中心完成,提高了财务核算的效率。降低了原分散在各单位工作量的处理费用,节约了人工成本。

 

 

老客户可咨询客服或拨打售后电话400-888-7266指导升级使用;

 

新客户可扫描下面二维码自行注册下载极致云服务,远程快速实施上线,或拨打售前电话400-888-0135咨询指导使用。

 

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创建时间:2020-03-26 18:50
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