园区收费业务中常见的几种风险，你的企业是否也中招了？

 

园区收费业务是园区运营企业的现金流支柱业务，但面对如入驻时间、收费项目、收费标准、计费规则等都不尽相同的庞大客户群体，收费业务效率有时会难以跟上园区的业务发展，其中易产生的各类风险也更加不容管理者忽视。

 

试想一下，应收费用未及时生成，造成客户未如约缴费，导致当期收缴率下降；会计账目未准确勾对，造成企业漏收、错收，导致园区利润下跌等等，最终是否都会影响管理者对园区经营情况的判断，进而输出不利于园区经营的决策呢？纵观整个园区的收费业务，还有哪些风险是企业正在遭遇的？又有哪些风险是企业没有预见的？面对这些风险是否有相应的治理方法？接下来，就让我们对此展开探讨。

 

 

 风险一
算费复杂，费用生成不及时准确

 

园区运营企业不能及时、准确地生成费用将影响到园区的收缴率，造成这种风险的主要原因有以下几点：

收费项目不清晰。园区运营企业向入驻企业、商户收取费用的主要项目是租金，但也包括如物业费、水电费、停车费等其他收费项目。根据实际业务发生，园区内产生的收费项目繁多，极易出现收费项目分类不明确、名称不统一等的统计口径不一致的情况；

收费标准不一致。在一个综合型的园区里，可能包含写字楼、商铺、公寓等各种物业业态，园区运营企业对于不同种类的物业业态其收费标准也是不一致的。例如，园区内餐饮企业因涉及到厨余垃圾清运等服务项目，需缴纳的物业费自然与科技企业不同；

计费规则不相同。入驻企业、商户的入驻时间、选择的房屋位置、面积、楼层等的不同，以及享有的优惠政策、承担的公摊费用等的差异，最终都会导致每家入驻企业、商户的计费规则不尽相同。

 

不清晰的收费项目、不一致的收费标准以及不相同的计费规则，最终都意味着财务人员在费用生成时没有一个明确、统一的标准，不能批量地生成费用，这无疑加大了财务人员生成费用的难度和工作量，也催生出极高的延期和失误风险。

 

 解决一
自定义收费参数，自动生成费用

 

做好基石，以筑高楼。收费项目、收费标准、收费规则是费用生成的最基本单元，能够将其明确地归好类别，精准地定好标准、灵活地设好规则，才能有助于费用自动生成的顺利展开。

 

依据实际费用产生场景，可将收费项目划分为租赁费用，如月租金；常规费用，如物业管理费；抄表费用，如水电费；临时费用，如办证费等；

 

依据当前市场动态、竞争对手情况、企业经营目标等因素定好每一收费项目的收费标准；

 

依据每家入驻企业、商户的实际租赁情况，灵活设置收费参数，制定对应的收费规则。

 

在明确、统一、标准的收费参数下，实现每个收费项目按标准、按规则自动生成费用，以此大幅减少财务人员的手工干预，提高费用生成的及时性、准确性。

 

 

风险二
缺乏高效回款机制，降低收缴率

 

收缴率是园区经营管理中一项非常重要的经济指标，它体现了出租房屋的收回租金水平。对于园区运营企业来说，缺少完善、高效的回款机制，将严重影响到企业的资金回笼，难以保证企业的经营利润和园区的正常运转。

 

影响园区运营企业回款的几大因素，主要如下：

 

回款制度不完善，当发生欠款时，无相关负责人对事件承担责任和进行处理，导致回款进度停滞；

 

在服务庞大客户群体的背景下，挨家挨户地通知缴费、催收欠款并不现实，园区运营企业缺少有效的触达客户手段；

 

对于入驻企业、商户来说，没有便捷、多样的缴费方式，同样会耽误费用的缴纳。

 

 解决二
从制度到手段，完善回款机制

 

为促进资金回流，园区运营企业应做到对内部、外部的全面布局，形成完善的回款机制，利用有效的回款手段，才能有助于收缴率的提高。

 

内部，首先要制定完善的回款制度，明确回款责任人。明确业务不同阶段的回款责任人，负责缴费到期前及时通知客户，欠费发生后及时跟进回款，并对欠款原因做出分析，反哺优化业务，逐渐减少欠款事件的发生。

 

其次利用高效的缴费通知手段，及时、有效地通知缴费、催收欠款。通过批量发送微信、短信、邮件等多种客户常用的通讯工具触达客户，确保第一时间让客户接收到缴费、催费通知，以可群发、高触达的方式来回收资金，提高收缴率。

 

 

外部，为客户提供多样化的缴费方式。除常见的银行转账外，还应根据客户不同的缴费场景，如线上自助缴费、线下现场缴费等，为客户提供账单扫码缴费、银联POS收款、极致办公APP等多种缴费方式，便捷客户缴纳费用。

 

 

完善的回款制度，及时、有效地催缴、催欠手段以及多样化的缴费方式，能够很好地解决园区收费难题，提升园区收缴率。此外，向入驻企业、商户提供预收款服务，也能够避免客户出现欠款情况，保证园区的现金流。

 

 风险三
多种对账难题，降低对账效率

 

以对公转账对账为例，客户通过银行向园区运营企业缴纳租金后，园区运营企业需检查银行流水和应收费用是否相符，来进行对账。看似简单的对账工作，实则在每日可发生上千笔交易流水的园区中，是非常困难的，其风险点可能出现在以下几点：

 

当合同签约主体在园区运营企业经营的一个项目中租赁房间时，可能会出现合同签约主体、合同应付金额中有一项或多项和实际业务执行情况不相符的情形。如，集团公司签约，子公司缴纳相应费用；集团公司签约，仅缴纳部分费用；集团公司签约，子公司仅缴纳部分费用，等等；

 

当合同签约主体在园区运营企业经营的多个项目中租赁房间时，可能会出现合同签约主体将多个项目中应缴纳的费用汇总付款至一个项目中。如，集团公司在园区运营企业经营的项目一和项目二中租赁了房间，缴纳租金时，直接将两项目应缴纳的费用汇总付款至项目一。

以上情形对于以合同生成应收费用和实际业务发生的银行流水进行对账的园区运营企业来说，很容易出现企业未达账的情况。在极致科技为zsjy、ghfw等头部物业百强企业服务的过程中，尽管企业已经在对账业务上投入了大量人力，但因服务广、项目多、账户多等原因，造成的企业未达账每年可高达上亿元，而对账中容易出现的风险还远远不仅于此。

 

 解决三
银企自动对账，释放财务工作量

 

面对对账中的风险，我们首先要解决的是对账的效率问题，将有限的人力集中到处理企业未达账上，以此提高企业对账效率，减少企业未达账的风险。

 

极致科技通过银行流水接口配置，帮助财务人员轻松获取银行流水，并实现银行流水与应收费用的自动对账。当出现付款方、付款账号、应收金额与费用单不一致等的异常情况时，会及时通知给财务人员，指引财务人员进行手工对账，帮助财务人员高效便捷地完成对账工作，减轻财务人员的工作量，确保最终生成的凭证真实可靠。

 

 

当前还有一种成本低廉、无需对接的银行转账对账方式，利用RPA（数字员工）登录银行网银获取银行流水明细，自动完成跨平台银企对账全流程，充分释放财务人力。且RPA可共用于多个项目，能够将企业处理财务业务的成本降低到50%以上，准确率提高到100%，整体效率提升10倍。

 

 

风险四
经济业务体量大，结账易延期

 

每到一个会计期末，企业都需要把一定时期内发生的全部经济业务进行结账，以检查本期内日常发生的经济业务是否有漏账、错账等情况。在园区运营企业每日都会与客户发生大量经济业务的情况下，单纯靠财务人员手工结账，很难将结账业务高效、快捷的完成。

 

为使业务期间与财务账期保持一致，财务人员一般会采取两种方法，一种是等待结账当天经济业务全部发生完毕，加班加点将各账户余额结清或结转下期；另一种是结账当天暂停所有经济业务，以确保结账顺利完成。显然，第二种方式的结账条件过于绝对，所以每到结账日期，财务人员都需要加班处理，极度耗费精力，也更加容易出现错误风险。

 

此外，传统的手工结账需要财务人员一条一条地检查对账是否正确，这种结账方法对经济业务体量大的园区运营企业来说，即不够高效，也容易导致延期风险，进一步可导致账期混乱。

 解决四
系统自动结账，减少延期风险

 

结账延期可导致企业税务核查困难，给企业造成较大的税务风险。为保证结账效率，释放财务人员手工结账工作量，利用系统自动结账，可有效提高结账业务效率。

 

通过系统对对账结果的自动审核，能够帮助园区运营企业实现在任意时间，对任意项目的自动结账，结账成功率最高可超90%。对于自动结账失败的任务，系统也将及时通知给相关负责人，并指引负责人手动处理自动结账失败的任务，从而避免出现未结账业务，降低账期延误风险。

 

 

 风险五
复杂开票场景，易造成虚开发票

 

发票作为企业会计核算的原始凭证，以及审计机关、税务机关执法检查的重要依据，对其进行规范、高效的管理是极其重要的。

 

在园区的日常经营中，一般会存在以下几种开票场景，客户自助开票、现场开具发票、统一批量开票和预开票等。

 

客户自助开票，一般发生在个人向企业索取发票，如开具停车票、餐饮票等，客户在手机端就可以自助完成发票开具；

现场开具发票，一般发生在客户在现场完成缴费后，当即向企业索取发票；

 

统一批量开票，一般发生在园区运营企业批量为客户开具发票。一个园区容纳的客户少则几十家，多达几百家，如果可以统一开票能够大大节省开票时间，提高开票效率；

 

预开票，适用于预先缴纳费用的客户。如，客户提前缴纳了租金，就需要园区运营企业按照缴费金额开具发票。

 

面对多种开票场景，园区运营企业很有可能会出现漏开、错开、重开发票的风险，一方面会给客户造成不必要的麻烦，另一方面发票管理的不规范，也会使园区运营企业涉嫌虚开发票，触犯法律的问题。

 

 解决五
集约化开票，管控税务风险

 

为应对漏开、错开、重开发票的情况，极致科技根据不同的开票场景需求，支持园区运营企业开具纸质发票和电子发票，提供先票后款、先款后票、预存开票、统一开票等多种开票模式。

 

通过税务接口的打通，让开票人员可以直接利用收费凭证完成发票开具，以确保发票开具不存在因信息错误而造成的错开、漏开的情况。发票开具完成后，系统也将自动反写票号及税额到收款凭证，让财务人员知晓每笔款项的发票开具情况，从而避免虚开发票等的税务风险。

 

 

业财一体化，提质增效

 

在解决收费业务各环节的痛点之后，极致科技建议园区运营企业进一步推进企业的业财一体化建设，实现业务与财务等异构系统的无缝衔接，拉通业务、财务数据，保证收入业务与财务核算的准确性、高效性，最终实现业务驱动财务，财务融合业务的集团管控与运营赋能的总体目标。

面对园区收费业务的复杂性、多变性，我们也需要灵活多变的数字化管理方法去解决不断出现的困难场景，以规范化的业务管理、标准化的业务操作真正落实提升园区收费业务效率，减少财务人员手工工作量，降低失误风险，满足园区业务不断发展、壮大的多种需求。